Електронний документообіг (ЕДО, EDI – electronic document interchange) – це обмін документами в електронному форматі з використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП). Він охоплює як внутрішні процеси компанії, так і зовнішню взаємодію з партнерами та державними структурами.
Типи електронного документообігу:
- Внутрішній ЕДО – між підрозділами та працівниками компанії.
- Зовнішній ЕДО – з контрагентами, партнерами, органами влади.
Законодавство України прирівнює електронні документи з КЕП до паперових документів із мокрим підписом та печаткою. Це дає змогу перевести ключові бізнес-процеси у цифровий формат без втрати юридичної сили.
Переваги переходу на електронний документообіг
Зовнішній документообіг
- Зменшення витрат на друк, кур’єрську доставку та зберігання.
- Швидке погодження та підписання документів.
- Мінімізація помилок і дублювання даних.
- Захищене зберігання і зручний архів.
- Покращення партнерської взаємодії.
Внутрішній документообіг
- Прозорість бізнес-процесів.
- Історія обробки документів у будь-якому форматі (PDF, DOC, JPG тощо).
- Автоматичний пошук і класифікація файлів.
- Відмова від паперових архівів.
- Стандартизація внутрішньої документації.
- Зменшення людського фактору в обробці.
Overview of electronic document management services in Ukraine
Для впровадження електронного документообігу компанії можуть обирати серед різних програмних рішень. Нижче наведено короткий огляд популярних сервісів ЕДО, які доступні українському бізнесу.
Вчасно
Один з найпопулярніших українських сервісів е-документообігу. Дозволяє обмінюватися первинними документами, підписувати їх КЕП, зберігати в архіві, відстежувати статуси. Підтримує інтеграцію з ERP, CRM і бухгалтерськими системами.
MEDoc
Український софт для обміну податковими та первинними документами, ведення електронного архіву, подачі звітності. Має функціонал повного документообігу між контрагентами, а також з ДПС та іншими держорганами.
СОТА
Хмарна платформа для здачі звітності та електронного обміну документами, розрахована на малий і середній бізнес. Дає змогу працювати без встановлення локального ПЗ.
Paperless
Веб-платформа для підписання та управління електронними документами, що фокусується на корпоративному документообігу. Підтримує масове підписання, інтеграції з обліковими системами, шаблонізацію договорів тощо.
Signy
Хмарна платформа для підписання електронних документів онлайн. Простий інтерфейс, можливість створення шаблонів, відстеження статусу підписання.
Conclusion.
Електронний документообіг – це не просто зручність, а інструмент підвищення ефективності бізнесу. Він знижує витрати, прискорює процеси, зменшує ризики помилок і забезпечує прозору взаємодію як всередині компанії, так і з контрагентами.
Потрібна консультація щодо впровадження ЕДО у вашій компанії?
Фахівці ToDo допоможуть підібрати рішення під ваші задачі та інтегрувати його у поточну систему обліку та документообігу.
