Elektronische Dokumentenverwaltung (EDI, EDI elektronischer Dokumentenaustausch) ist der Austausch von Dokumenten in elektronischem Format unter Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES). Er umfasst sowohl die internen Prozesse des Unternehmens als auch die externe Interaktion mit Partnern und Behörden.
Arten der elektronischen Dokumentenverwaltung:
- Internes EDI - zwischen den Abteilungen und Mitarbeitern des Unternehmens.
- Externes EDI - mit Auftragnehmern, Partnern und Behörden.
Die ukrainische Gesetzgebung stellt elektronische Dokumente mit QES den Papierdokumenten mit feuchter Unterschrift und Siegel gleich. So können wichtige Geschäftsprozesse digitalisiert werden, ohne dass sie ihre Rechtsgültigkeit verlieren.
Vorteile der Umstellung auf elektronische Dokumentenverwaltung
Externer Belegfluss
- Geringere Kosten für Druck, Kurierdienste und Lagerung.
- Schnelle Genehmigung und Unterzeichnung von Dokumenten.
- Minimierung von Fehlern und Duplizierung von Daten.
- Sichere Aufbewahrung und komfortable Archivierung.
- Verbesserung der Partnerschaften.
Interne Dokumentenverwaltung
- Transparenz der Geschäftsprozesse.
- Historie der Dokumentenverarbeitung in einem beliebigen Format (PDF, DOC, JPG, usw.).
- Automatische Dateisuche und -klassifizierung.
- Abschaffung der Papierarchive.
- Standardisierung der internen Dokumentation.
- Verringerung des menschlichen Faktors bei der Verarbeitung.
Überblick über die elektronischen Dokumentenmanagementdienste in der Ukraine
Unternehmen können aus einer Vielzahl von Softwarelösungen für die elektronische Dokumentenverwaltung wählen. Im Folgenden finden Sie einen kurzen Überblick über beliebte EDI-Dienste für ukrainische Unternehmen.
Pünktlich
Einer der beliebtesten ukrainischen E-Dokumenten-Management-Dienste. Mit ihm können Sie Primärdokumente austauschen, sie mit einer digitalen Signatur unterzeichnen, in einem Archiv speichern und ihren Status verfolgen. Er unterstützt die Integration mit ERP-, CRM- und Buchhaltungssystemen.
M.E.Doc
Ukrainische Software für den Austausch von Steuer- und Primärdokumenten, die Verwaltung eines elektronischen Archivs und die Einreichung von Berichten. Sie verfügt über die Funktionalität eines vollständigen Dokumentenflusses zwischen den Vertragspartnern sowie mit der staatlichen Steuerbehörde und anderen Regierungsstellen.
SOTA
Eine Cloud-basierte Plattform für die Berichterstattung und den elektronischen Dokumentenaustausch, die für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt wurde. Sie ermöglicht es Ihnen, ohne die Installation lokaler Software zu arbeiten.
Papierlos
Eine webbasierte Plattform für die Unterzeichnung und Verwaltung elektronischer Dokumente, die sich auf die Verwaltung von Unternehmensdokumenten konzentriert. Sie unterstützt Massensignaturen, Integrationen mit Buchhaltungssystemen, Vertragsvorlagen und vieles mehr.
Signy
Cloud-basierte Plattform für die Online-Unterzeichnung elektronischer Dokumente. Einfache Schnittstelle, Möglichkeit zur Erstellung von Vorlagen, Verfolgung des Signaturstatus.
Schlussfolgerung.
Die elektronische Dokumentenverwaltung ist nicht nur eine Annehmlichkeit, sondern ein Instrument zur Verbesserung der Unternehmenseffizienz. Es senkt die Kosten, beschleunigt die Prozesse, verringert das Fehlerrisiko und sorgt für eine transparente Interaktion sowohl innerhalb des Unternehmens als auch mit den Geschäftspartnern.
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