Geschäftsprozessnotationen sind eine Art Sprache, die von Auftraggeber und Auftragnehmer verwendet wird: Ersterer formuliert den Bedarf, letzterer bietet eine Lösung auf der Grundlage einer Beschreibung an, die beide Parteien verstehen.
Gleichzeitig sind Auftraggeber und Auftragnehmer nicht unbedingt unterschiedliche Unternehmen. Sie können Vertreter verschiedener Abteilungen desselben Unternehmens sein: Manager, Analysten, Entwickler. Um eine effektive Automatisierung zu gewährleisten, einigen sich die Parteien zu Beginn auf die Notation zur Beschreibung der Geschäftsprozesse. Dies verkürzt die Zeit für die Genehmigung, beschleunigt die Umsetzung und verringert das Risiko von Missverständnissen.
Die Notation erlaubt:
- den Prozess zu strukturieren;
- seine Logik klar vermitteln;
- um Fehlinterpretationen zu vermeiden;
- Beschleunigung der Genehmigungs- und Umsetzungsphase.
Der Kunde kann den Prozess in Worten beschreiben, aber für die weitere Arbeit muss er in eine visuelle oder formalisierte Form übersetzt werden. Dadurch wird es einfacher, das Ergebnis zu überprüfen, neu zu erstellen und zu automatisieren.
Haupttypen von Geschäftsprozess-Notationen
1. Textbeschreibung
Am einfachsten ist es, den Vorgang in Form einer Anweisung in Worten zu beschreiben.
Vorteile:
- erfordert keine besondere Ausbildung;
- leicht zu lesen.
Benachteiligungen:
- Es ist schwierig, die Abfolge der Aktionen zu verfolgen;
- Es gibt keine Visualisierung von Rollen und Bedingungen;
- schwierig zu bearbeiten und zu skalieren.
Dieser Ansatz ist nur in der Anfangsphase geeignet - für ein erstes Verständnis.
2. Arbiträres Schema
Dies ist eine grafische Darstellung des Prozesses "von Hand" oder in einem beliebigen Grafikeditor ohne klare Regeln.
Vorteile:
- erscheint die erste Visualisierung;
- können Sie die Verzweigungen und die Logik der Aktionen sehen.
Benachteiligungen:
- Es gibt keine Standardisierung;
- Es ist nicht immer klar, wer der Darsteller ist;
- unklare Übergangsbedingungen.
3. Flussdiagramm.
Eine formalisierte Methode zur Beschreibung eines Prozesses unter Verwendung von Standardformen (Oval - Start/Ende, Rechteck - Aktion, Raute - Bedingung).
Vorteile:
- eine klare Prozessstruktur;
- die Abfolge der Schritte ist klar erkennbar;
- auch ohne Ausbildung leicht zu lesen.
Benachteiligungen:
- ist nicht ersichtlich, wer für die einzelnen Maßnahmen verantwortlich ist.
4. Funktionelles Blockdiagramm
Eine verbesserte Version des klassischen Flussdiagramms mit hervorgehobenen Rollen (z. B. "Manager", "Kunde", "Anwalt") in Form von horizontalen oder vertikalen "Schwimmspuren".
Vorteile:
- Sie können sehen, wer für was zuständig ist;
- Es ist sinnvoll, die Arbeitsbelastung nach Rollen zu analysieren;
- geeignet für funktionsübergreifende Prozesse.
Benachteiligungen:
- ist komplexer zu erstellen als ein klassisches Flussdiagramm.
5. BPMN (Geschäftsprozessmodell und Notation)
Eine der beliebtesten Notationen für die Automatisierung. Sie ist in der IT- und Beratungsbranche weit verbreitet.
Vorteile:
- unterstützt parallele Prozesse;
- enthält besondere Ereignisse, Benachrichtigungen und Pforten;
- ein hohes Maß an Detailgenauigkeit.
Benachteiligungen:
- erfordert eine Schulung, um die Symbole zu verstehen;
- ist für die visuelle Wahrnehmung schwieriger.
BPMN ist ein universeller Standard für die Gestaltung von Prozessen vor der Implementierung von ERP-Systemen.
6. IDEF0
Diese Notation ist geeignet, um die Struktur eines Unternehmens auf einer hohen Ebene zu modellieren. Sie zeigt nicht so sehr die Abfolge von Aktionen, sondern die Verbindungen zwischen Funktionen.
Vorteile:
- bietet ein Gesamtbild der Interdependenzen;
- ermöglicht Ihnen die Modellierung komplexer Steuerungssysteme.
Benachteiligungen:
- zeigt nicht die Reihenfolge der Aktionen;
- ist ohne Vorbereitung schwer zu lesen.
Wie wählt man die geeignete Notation für Geschäftsprozesse?
Die Wahl hängt vom Zweck der Beschreibung und dem Grad der Detailliertheit ab. Wenn Sie sich nur auf die grundlegenden Schritte einigen müssen, reicht ein Text oder ein Flussdiagramm aus. Wenn es um die abteilungsübergreifende Automatisierung geht, ist es besser, BPMN oder ein funktionales Flussdiagramm zu wählen. Für die strategische Planung sollten Sie IDEF0 verwenden.
Wie kann man Geschäftsprozesse abbilden?
Nachdem man sich für eine Notation entschieden hat, stellt sich die nächste Frage: Womit soll man zeichnen? Hierfür gibt es Dutzende von speziellen Tools - von einfachen Online-Diensten bis hin zu professioneller Software. Wir empfehlen, mit Lösungen wie Draw.io, Bizagi Modeler, Lucidchart, oder sogar Odoo-Studio - je nach Ihren Zielen und dem Grad der Formalisierung Ihrer Prozesse.
Schlussfolgerung.
Die Beschreibung von Geschäftsprozessen in Form von formalisierten Notationen ist die Grundlage für eine hochwertige Automatisierung. Dies hilft, Missverständnisse zu vermeiden, die Umsetzung von Lösungen zu beschleunigen und die Anzahl der Überarbeitungen zu reduzieren. Die Wahl der richtigen Notation und des richtigen Werkzeugs zu ihrer Erstellung ist ein wichtiger Schritt in einem Projekt zur digitalen Transformation.
ToDo hilft ukrainischen Unternehmen bei der Beschreibung, Modellierung und Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse im Rahmen der Implementierung von Odoo ERP. Wir arbeiten mit verschiedenen Notationen, passen die Prozesse an den Kunden an und liefern Ergebnisse, die funktionieren.
