Integration von Odoo mit Vchasno EDO
Richten Sie die Automatisierung des Dokumentenflusses über Vchasno und das Odoo-CRM ein, um Verträge, Rechnungen, Protokolle und Ausgabebeleg in Odoo zu erstellen und diese sofort an das elektronische Dokumentenmanagementsystem zu übermitteln. Dadurch entfällt die manuelle Datenübertragung, die Fehlerquote wird reduziert und Sie behalten in jeder Arbeitsphase die volle Kontrolle über den Status der Dokumente.
Was erhalten Sie, wenn Sie den Dokumentenaustausch zwischen Odoo CRM und Vchasno einrichten?
Die Integration des CRM-Systems in das elektronische Dokumentenmanagement von „Vchasno“ ermöglicht die Automatisierung der Prozesse zur Freigabe, Unterzeichnung und Speicherung von Dokumenten und reduziert so den Zeitaufwand für die manuelle Bearbeitung von Dateien. Der Cloud-Dienst ist über das Webportal zugänglich und gewährleistet einen rechtswirksamen elektronischen Dokumentenfluss zwischen Unternehmen. Durch die Konfiguration erhält das Unternehmen folgende Möglichkeiten:
- automatischer Versand von Ausgangsdokumenten aus Odoo an Vchasno zur Unterzeichnung;
- Entgegennahme der eingehenden Unterlagen von Vertragspartnern mit anschließender automatischer Erstellung von Entwürfen für Buchhaltungsbelege;
- Austausch rechtswirksamer Dokumente in elektronischer Form;
- Unterzeichnung der KEP-Unterlagen;
- Weiterleitung von Unterlagen zur Genehmigung an die zuständigen Mitarbeiter;
- Anzeige des Status der Unterzeichnung von Dokumenten direkt im CRM;
- Aufbewahrung der unterzeichneten Kopien und der Verweise darauf in den Vorgangskarten;
- Schneller Zugriff auf das Archiv mit Suchfunktion und Statusüberwachung der Urkunden;
- Integration über eine API mit anderen Unternehmenssystemen;
- Reduzierung manueller Vorgänge im Zusammenhang mit dem Austausch von Papierdokumenten und gescannten Kopien.
Die Automatisierung trägt dazu bei, einen nahtlosen Arbeitsablauf bei der Dokumentenbearbeitung zu schaffen – von der Erstellung und dem Versand bis hin zur Unterzeichnung, dem Empfang und der Archivierung.
Welche Funktionen stehen nach der Integration des CRM in Vchasno EDO zur Verfügung?
Nach der Anbindung des CRM-Systems an „Vchasno EDO“ erhält das Unternehmen eine zentralisierte Verwaltung seiner Finanzvorgänge, Dokumente und Geschäftsprozesse, ohne dass Daten doppelt erfasst oder manuell eingegeben werden müssen.
| Funktion | Möglichkeiten nach der Integration |
| Versendung von Dokumenten zur Unterschrift | Rechnungen, Arbeitsnachweise und Ausgabebelege werden im CRM erstellt und automatisch an Vchasno übermittelt, damit sie von den Vertragspartnern mithilfe der elektronischen Signatur (KEP) unterzeichnet werden können |
| Entgegennahme eingehender Dokumente | Die Dokumente der Lieferanten werden über „Vchasno“ übermittelt und automatisch im Odoo-CRM angelegt, ohne dass die Mitarbeiter zusätzliche Daten eingeben müssen. |
| Überwachung des Dokumentenstatus | Im System werden die aktuellen Status jedes Dokuments angezeigt: gesendet, eingesehen, unterzeichnet oder abgelehnt. Dadurch lässt sich der Genehmigungsprozess überwachen |
| Zusammenhang zwischen Dokumenten und Vorgängen | Alle Dokumente werden den entsprechenden Aufträgen, Verkäufen und Einkäufen zugeordnet, was die Suche nach Informationen und die Überwachung der Vertragserfüllung vereinfacht |
| Arbeiten mit Vorlagen | Standardvorlagen für Dokumente beschleunigen die Erstellung von Rechnungen, Protokollen und Lieferscheinen, was zur Einhaltung einheitlicher Standards im Dokumentenfluss beiträgt |
Die Automatisierung des Dokumentenflusses über „Vchasno“ und das CRM ermöglicht einen nahtlosen Datenaustausch zwischen der Buchhaltung, Odoo und dem elektronischen Dokumentenmanagement. Dies beschleunigt die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten.
Wie funktioniert die Automatisierung des Dokumentenflusses über „Vchasno“ und CRM?
Automatisieren Sie den Dokumentenversand und reduzieren Sie so den Zeitaufwand für die manuelle Datenbearbeitung. Durch die Einrichtung des Dokumentenaustauschs zwischen dem CRM-System und „Vchasno“ lässt sich die Bearbeitung von Urkunden oder Anträgen zentral organisieren. Die Automatisierung umfasst folgende Schritte:
- Die Integration erfolgt über die REST-API des Dienstes „Vchasno“, die einen stabilen Datenaustausch zwischen den Systemen gewährleistet.
- Die Anmeldung erfolgt mithilfe von Zugangsdaten, die der Nutzer in seinem persönlichen Bereich bei „Vchasno“ erhält.
- Die Übermittlung von Dokumenten wird gemäß den Anforderungen des Dienstes in den Formaten PDF und XML unterstützt.
- Derzeit wird die Integration mit den Odoo-CRM-Modulen für Vertrieb, Einkauf und Buchhaltung umgesetzt, um die Geschäftsprozesse zu synchronisieren.
- Es werden Regeln für den automatischen Versand von Dokumenten auf der Grundlage bestimmter Ereignisse im Odoo-System konfiguriert.
Durch die Integration von CRM mit „Vchasno EDO“ können Sie sich auf die Geschäftsentwicklung konzentrieren, anstatt sich mit Routineaufgaben zu beschäftigen.
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Vorteile der Integration von CRM in das elektronische Dokumentenmanagement „Vchasno“
Durch die Einrichtung des Dokumentenaustauschs lässt sich die Fehlerquote senken. Die Daten werden automatisch zwischen den Systemen übertragen, wodurch Ungenauigkeiten bei den Angaben und Beträgen vermieden werden können. Darüber hinaus bietet die Synchronisierung von CRM und dem Dokumentenmanagement von „Vchasno“ folgende Vorteile:
Automatisierter Dokumentenaustausch
Verkürzung der Zeit für den Dokumentenaustausch mit Vertragspartnern dank automatisiertem Versand und Empfang von Dokumenten;
Papierloser Dokumentenumlauf
Verzicht auf den papierbasierten Dokumentenumlauf und die physische Zustellung, was zur Senkung der Betriebskosten beiträgt;
Transparente Überwachung des Dokumentenstatus
Transparente Statusüberwachung aller Dokumente in einer einheitlichen Benutzeroberfläche zur schnellen Verfolgung jeder Phase des Genehmigungs- und Unterzeichnungsprozesses;
Verbinden Sie Ihr CRM noch heute mit „Vchasno EDO“, um Ihren Dokumentenfluss schnell, transparent und kontrollierbar zu gestalten!
