Нотации бизнес-процессов - своеобразный язык, на котором коммуницируют заказчик и исполнитель: первый - формулирует потребность, второй - предлагает решение, основываясь на понятном обеим сторонам описании.
При этом заказчик и исполнитель - не обязательно разные компании. Это могут быть представители разных отделов в одной организации: менеджеры, аналитики, разработчики. Чтобы автоматизация проходила эффективно, на старте договариваются о том, какой нотацией будут описаны бизнес-процессы. Это сокращает время на согласование, ускоряет реализацию и снижает риски недоразумений.
Нотация позволяет:
- структурировать процесс;
- четко передать его логику;
- чтобы избежать разночтений;
- ускорить этапы согласования и внедрения.
Заказчик может описать процесс словами, но для дальнейшей работы его нужно перевести в визуальный или формализованный вид. Это облегчит проверку результата, его перестройку и автоматизацию.
Основные типы нотаций бизнес-процессов
1. Текстовое описание
Самый простой способ - описание процесса словами в виде инструкции.
Преимущества:
- не требует специальной подготовки;
- легко читается.
Недостатки:
- трудно отследить последовательность действий;
- нет визуализации ролей и условий;
- сложно редактировать и масштабировать.
Этот подход подходит только на стартовых этапах - для предварительного понимания.
2. Произвольная схема
Это графическое изображение процесса "от руки" или в любом графическом редакторе без четких правил.
Преимущества:
- появляется первая визуализация;
- видно разветвление и логику действий.
Недостатки:
- нет стандартизации;
- не всегда понятно, кто исполнитель;
- нечетко определенные условия переходов.
3. Блок-схема
Формализованный способ описания процесса с помощью стандартных фигур (овал - начало/конец, прямоугольник - действие, ромб - условие).
Преимущества:
- понятная структура процесса;
- четко видна последовательность шагов;
- легко читать даже без подготовки.
Недостатки:
- не показывает, кто отвечает за каждое действие.
4. Функциональная блок-схема
Улучшенная версия классической блок-схемы с выделением ролей (например, "менеджер", "клиент", "юрист") в виде горизонтальных или вертикальных "плавательных дорожек".
Преимущества:
- видно, кто за что отвечает;
- удобно анализировать нагрузку по ролям;
- подходит для межфункциональных процессов.
Недостатки:
- сложнее в построении, чем классическая блок-схема.
5. BPMN (Модель и нотация бизнес-процессов)
Одна из самых популярных нотаций для автоматизации. Широко используется в ИТ и консалтинге.
Преимущества:
- поддерживает параллельные процессы;
- содержит специальные события, сообщения и гейты;
- высокий уровень детализации.
Недостатки:
- требует обучения для понимания условных обозначений;
- сложнее для визуального восприятия.
BPMN - универсальный стандарт для проектирования процессов перед внедрением ERP-систем.
6. IDEF0
Эта нотация подходит для моделирования структуры предприятия на высоком уровне. Она показывает не столько последовательность действий, сколько связи между функциями.
Преимущества:
- дает общую картину взаимозависимостей;
- позволяет моделировать сложные системы управления.
Недостатки:
- не показывает порядок действий;
- трудно читается без подготовки.
Как выбрать подходящую нотацию бизнес-процессов?
Выбор зависит от целей описания и уровня детализации. Если нужно только согласовать базовые этапы - подойдет текст или блок-схема. Если речь идет о междепартаментной автоматизации - лучше выбрать BPMN или функциональную блок-схему. Для стратегического планирования стоит использовать IDEF0.
Чем изображать бизнес-процессы?
После выбора нотации возникает следующий вопрос: в чем рисовать? Для этого существуют десятки специальных инструментов - от простых онлайн-сервисов до профессионального программного обеспечения. Рекомендуем начать с таких решений, как Draw.io, Bizagi Modeler, Lucidchart или даже Odoo Studio - в зависимости от ваших целей и уровня формализации процессов.
Заключение
Описание бизнес-процессов в виде формализованных нотаций - это основа качественной автоматизации. Это позволяет избежать недоразумений, ускорить внедрение решений и уменьшить количество доработок. Выбор правильной нотации и инструмента для ее построения - важный шаг в проекте цифровой трансформации.
ToDo помогает украинским компаниям описывать, моделировать и автоматизировать их бизнес-процессы в рамках внедрения Odoo ERP. Мы работаем с различными нотациями, адаптируем процессы под клиента и обеспечиваем результат, который работает.
