Automatyzacja magazynów i wdrażanie nowoczesnych systemów księgowych

Automatyzacja magazynów stała się dziś nie tylko trendem, ale koniecznością dla każdej firmy, która pracuje z towarami, logistyką i zapasami. Im większy wolumen operacji, tym trudniej jest kontrolować je ręcznie. Błędy w księgowości, opóźnienia, przekroczenia kosztów i utrata towarów mają bezpośredni wpływ na zyski.

Jakie rozwiązania istnieją w zakresie automatyzacji procesów magazynowych i jak wybrać najlepsze oprogramowanie do księgowości magazynowej dla swojej firmy, przeanalizujemy poniżej.

Czym jest automatyzacja magazynu i dlaczego jest potrzebna?

Automatyzacja magazynu to wdrożenie rozwiązań programowych i sprzętowych, które minimalizują pracę ręczną i w pełni kontrolują wszystkie operacje magazynowe. Jej głównym celem jest uczynienie magazynu przejrzystym i łatwym w zarządzaniu. Obejmuje ona następujące procesy:

• Księgowanie towarów. Wdrożony program księgowości magazynowej rejestruje każdy ruch nomenklatury: od przyjęcia do wysyłki, w tym numery seryjne, daty ważności i rozliczanie partii.
• Kontrola sald w czasie rzeczywistym. System wyświetla aktualne salda bez konieczności ręcznego przeliczania towarów, co eliminuje rozbieżności na papierze.
• Ruch między magazynami. Bardzo ważne dla tych firm, które mają kilka magazynów. Automatycznie rejestruje wewnętrzne ruchy między strefami, komórkami lub oddziałami bez powielania dokumentów.
• Inwentaryzacja. Zamiast corocznego «liczenia wszystkiego», system WMS pozwala przeprowadzać cykliczną inwentaryzację bez zatrzymywania magazynu.
• Przetwarzanie zamówień. Automatyczne generowanie zadań kompletacji, priorytetyzacja według czasu wysyłki, optymalizacja trasy pickera przez magazyn.

Co obejmuje automatyzacja magazynu

Automatyzacja magazynu to złożony proces, który obejmuje nie tylko oprogramowanie, ale także restrukturyzację procesów biznesowych:

• Wdrożenie oprogramowania: wybór i konfiguracja systemu WMS, ERP lub specjalistycznego systemu księgowego w celu spełnienia określonych potrzeb biznesowych.
• Konfigurowanie logiki magazynu: definiowanie stref (przyjęcia, składowania, wysyłki, zwrotu), reguł umieszczania towarów, adresowania magazynu, reguł FIFO/FEFO.
• Integracja z CRM i ERP: synchronizacja księgowości magazynowej ze sprzedażą, zaopatrzeniem i finansami w jednej przestrzeni informacyjnej.
• Podłączanie skanerów i DTC: Terminale do gromadzenia danych (DTC) i skanery kodów kreskowych umożliwiają pracownikom magazynu wykonywanie zadań bez papierkowej roboty, skracając czas transakcji i zmniejszając liczbę błędów.
• Szkolenie personelu: skuteczna automatyzacja nie jest możliwa bez szkolenia zespołu: pracownicy muszą zrozumieć nową logikę pracy i nie omijać systemu w staromodny sposób.

Prawidłowo wdrożona automatyzacja procesów magazynowych może obniżyć koszty i kilkukrotnie zwiększyć szybkość pracy. Według wdrożeń rynkowych, dokładność księgowania po automatyzacji wzrasta do 99,5%, liczba wymaganego personelu zmniejsza się o 30%, a pojemność magazynu wzrasta o 10-15%.

Korzystanie z systemu zarządzania magazynem to podstawa automatyzacji

Kluczowym elementem jest system zarządzania magazynem. Jest to oprogramowanie, które pozwala na centralne zarządzanie wszystkimi procesami. Nowoczesny system zarządzania magazynem (WMS) zapewnia:

• Zaadresowane przechowywanie towarów, dzięki któremu można znaleźć dowolny przedmiot w ciągu kilku sekund, co znacznie skraca czas kompletacji zamówień.
• Optymalizacja tras kompletacji zamówień. System WMS automatycznie buduje najkrótszą trasę przez magazyn dla osoby kompletującej.
• Kontrola personelu, czyli kto, kiedy i w jaki sposób wykonał daną operację. 
• Redukcja błędów podczas wysyłki. System zapobiega wysyłce niewłaściwego produktu lub niewłaściwej ilości poprzez skanowanie kodów kreskowych lub tagów RFID.
• Szczegółowa analityka i raportowanie. Szczegółowe raporty dotyczące wydajności magazynu, wydajności procesów, zapasów i innych kluczowych wskaźników, przekształcające to, co wcześniej było przechowywane w raportach papierowych, w ustrukturyzowane dane elektroniczne.

System zarządzania zapasami: kontrola i planowanie

Równie ważne w magazynie jest zastosowanie systemu zarządzania zapasami, który odpowiada za prawidłowy bilans towarów. Jego główne funkcje:

• analiza sald;
• prognozowanie popytu;
• automatyczne zamówienia;
• zapobieganie niedoborom lub nadwyżkom.

Główne systemy zarządzania zapasami obejmują następujące elementy:

• Rozwiązania ERP;
• Systemy WMS;
• specjalistyczne oprogramowanie do księgowania towarów magazynowych (gdzie nie jest wymagany pełny ERP, ale ważna jest wygodna księgowość i podstawowa analityka).

To właśnie połączenie systemu zarządzania magazynem i systemu zarządzania zapasami daje maksymalny efekt: pierwszy z nich odpowiada za fizyczny przepływ towarów w magazynie, podczas gdy drugi odpowiada za strategiczną równowagę zapasów.

Jak wybrać oprogramowanie do księgowości magazynowej: niezbędne funkcje 

Wybór oprogramowania do księgowości magazynowej jest jednym z najważniejszych etapów. Program do księgowości magazynowej będzie skuteczny tylko wtedy, gdy będzie:

• prowadzenie księgowości wielomagazynowej;
• mają elastyczne ustawienia;
• zapewnić analitykę;
• łatwa integracja z innymi systemami.

Innym popularnym rozwiązaniem jest oprogramowanie do księgowości magazynowej, które jest odpowiednie dla małych i średnich firm. Nowoczesne oprogramowanie do zarządzania magazynem może działać zarówno w chmurze (model SaaS z miesięczną opłatą), jak i lokalnie (jednorazowy zakup licencji z wdrożeniem na własnym serwerze). 

Koszt automatyzacji magazynu

Koszt automatyzacji magazynu jest jednym z najczęściej zadawanych pytań. Kształtowanie się ceny zależy od:

• Wielkość magazynu i złożoność procesu
• liczba użytkowników
• rodzaj systemu (WMS, ERP, rozwiązanie niestandardowe)
• dostępność integracji (połączenie z systemami innych firm, takimi jak sklep internetowy, CRM, marketplaces, zwiększy budżet, ale opłaci się, eliminując ręczne wprowadzanie danych).

Przeciętnie automatyzacja magazynu opłaca się poprzez optymalizację procesów i zmniejszenie strat. Zawsze możesz skontaktować się z ToDo, aby zrealizować to zadanie w oparciu o Odoo ERP. Więcej o automatyzacji magazynu w oparciu o system Odoo można przeczytać na stronie “Automatyzacja magazynu”.

Działamy kompleksowo i oferujemy:

1. Analiza bieżących procesów.
2. Wybór rozwiązania.
3. Konfiguracja systemu.
4. Testowanie.
5. Szkolenie zespołowe.
6. Uruchomienie i wsparcie.

Takie podejście gwarantuje sprawną automatyzację operacji magazynowych. Dlatego też, jeśli planujesz zwiększyć skalę działalności lub już borykasz się z problemami księgowymi, nadszedł czas na wdrożenie automatyzacji procesów magazynowych.