Нотації бізнес-процесів – своєрідна мова, якою комунікують замовник і виконавець: перший – формулює потребу, другий – пропонує рішення, базуючись на зрозумілому обом сторонам описі.
При цьому замовник і виконавець – не обов’язково різні компанії. Це можуть бути представники різних відділів в одній організації: менеджери, аналітики, розробники. Щоб автоматизація проходила ефективно, на старті домовляються про те, якою нотацією буде описано бізнес-процеси. Це скорочує час на узгодження, пришвидшує реалізацію та знижує ризики непорозумінь.
Нотація дозволяє:
– структурувати процес;
– чітко передати його логіку;
– уникнути різночитань;
– пришвидшити етапи узгодження та впровадження.
Замовник може описати процес словами, але для подальшої роботи його потрібно перевести у візуальний або формалізований вигляд. Це полегшить перевірку результату, його перебудову та автоматизацію.
Основні типи нотацій бізнес-процесів
1. Текстовий опис
Найпростіший спосіб – опис процесу словами у вигляді інструкції.
Переваги:
– не потребує спеціальної підготовки;
– легко читається.
Недоліки:
– важко відслідкувати послідовність дій;
– немає візуалізації ролей і умов;
– складно редагувати та масштабувати.
Цей підхід підходить лише на стартових етапах – для попереднього розуміння.
2. Довільна схема
Це графічне зображення процесу «від руки» або в будь-якому графічному редакторі без чітких правил.
Переваги:
– з’являється перша візуалізація;
– видно розгалуження та логіку дій.
Недоліки:
– немає стандартизації;
– не завжди зрозуміло, хто виконавець;
– нечітко визначені умови переходів.
3. Блок-схема
Формалізований спосіб опису процесу за допомогою стандартних фігур (овал – початок/кінець, прямокутник – дія, ромб – умова).
Переваги:
– зрозуміла структура процесу;
– чітко видно послідовність кроків;
– легко читати навіть без підготовки.
Недоліки:
– не показує, хто відповідає за кожну дію.
4. Функціональна блок-схема
Покращена версія класичної блок-схеми з виділенням ролей (наприклад, «менеджер», «клієнт», «юрист») у вигляді горизонтальних або вертикальних «плавальних доріжок».
Переваги:
– видно, хто за що відповідає;
– зручно аналізувати навантаження по ролях;
– підходить для міжфункціональних процесів.
Недоліки:
– складніша у побудові, ніж класична блок-схема.
5. BPMN (Business Process Model and Notation)
Одна з найпопулярніших нотацій для автоматизації. Широко використовується в ІТ та консалтингу.
Переваги:
– підтримує паралельні процеси;
– містить спеціальні події, повідомлення та гейти;
– високий рівень деталізації.
Недоліки:
– потребує навчання для розуміння умовних позначень;
– складніша для візуального сприйняття.
BPMN – універсальний стандарт для проєктування процесів перед впровадженням ERP-систем.
6. IDEF0
Ця нотація підходить для моделювання структури підприємства на високому рівні. Вона показує не стільки послідовність дій, скільки зв’язки між функціями.
Переваги:
– дає загальну картину взаємозалежностей;
– дозволяє моделювати складні системи управління.
Недоліки:
– не показує порядок дій;
– важко читається без підготовки.
Як обрати відповідну нотацію бізнес-процесів?
Вибір залежить від цілей опису та рівня деталізації. Якщо потрібно лише узгодити базові етапи – підійде текст або блок-схема. Якщо мова йде про міждепартаментну автоматизацію – краще обрати BPMN або функціональну блок-схему. Для стратегічного планування варто використовувати IDEF0.
Чим зображати бізнес-процеси?
Після вибору нотації виникає наступне питання: у чому малювати? Для цього існують десятки спеціальних інструментів – від простих онлайн-сервісів до професійного програмного забезпечення. Рекомендуємо почати з таких рішень, як Draw.io, Bizagi Modeler, Lucidchart або навіть Odoo Studio – залежно від ваших цілей і рівня формалізації процесів.
Заключение
Опис бізнес-процесів у вигляді формалізованих нотацій – це основа якісної автоматизації. Це дозволяє уникнути непорозумінь, пришвидшити впровадження рішень та зменшити кількість доопрацювань. Вибір правильної нотації та інструменту для її побудови – важливий крок у проєкті цифрової трансформації.
ToDo допомагає українським компаніям описувати, моделювати та автоматизувати їхні бізнес-процеси в рамках впровадження Odoo ERP. Ми працюємо з різними нотаціями, адаптуємо процеси під клієнта та забезпечуємо результат, який працює.
