Кожна компанія, що прагне зростання, рано чи пізно стикається з потребою автоматизувати бізнес-процеси. Та перед запуском змін постає ключове питання: обрати готовий програмний продукт чи замовити повноцінний проєкт автоматизації?
На перший погляд обидва варіанти ведуть до однієї мети – впорядкувати процеси та підвищити ефективність. Але різниця в підходах, відповідальності й результаті може бути суттєвою.
Що включає проєкт автоматизації
Індивідуальний проєкт передбачає глибоку роботу над потребами саме вашого бізнесу. Типово він охоплює:
- аналіз чинних бізнес-процесів замовника;
- фіксацію очікувань і кінцевого результату;
- аудит поточної системи (якщо є);
- адаптацію функціоналу під потреби компанії;
- доопрацювання, якщо стандартний функціонал не покриває вимоги;
- налаштування системи та навчання користувачів.
Такий підхід дозволяє досягти максимальної відповідності між системою та бізнесом.
А що таке програмний продукт?
Програмний продукт – це вже готове рішення зі стандартним функціоналом. Воно:
- вирішує конкретні типові задачі;
- може бути розгорнуте без сторонньої допомоги;
- створене для середньостатистичних процесів певної галузі;
- підходить багатьом, але не завжди враховує специфіку окремої компанії.
Головна перевага – швидкий запуск і нижча вартість. Але водночас це й обмеження.
Порівняння вартості: інвестиції зараз і пізніше
Вартість готового продукту зазвичай значно нижча, адже витрати на його розробку вже розподілені між багатьма користувачами. А от індивідуальний проєкт створюється під одну компанію – і всі витрати бере на себе саме замовник.
Проте варто зважити не лише ціну на старті, а й потенційні витрати на адаптацію або доопрацювання системи, якщо вона не покриває ваші процеси.
Хто відповідальний за результат?
Це ключова різниця між підходами.
- Продукт: ви отримуєте інструмент – далі все залежить від вас. Ви впроваджуєте самостійно або шукаєте консультантів. У разі проблем – вирішуєте їх самі.
- Проєкт: інтегратор бере на себе відповідальність за результат. Саме він має налаштувати систему так, щоб вона працювала під ваші процеси й приносила результат.
Аналогія: купити кухню в IKEA і зібрати самому – це продукт. Замовити кухню з виїздом дизайнера та монтажем – це проєкт.
Як зрозуміти, що підходить саме вам
Готовий продукт – якщо ви невелика компанія з простими процесами. Наприклад, роздрібна точка з базовими потребами: закупівля, продаж, звітність, виплати.
Проєкт автоматизації – якщо у вас:
- складна структура компанії;
- декілька напрямків;
- взаємодія між відділами;
- специфічні процеси;
- потреба в управлінському обліку, плануванні, інтеграціях.
Порада від інтегратора
Якщо ви сумніваєтесь, що саме вам підходить – зверніться до фахівців. Компетентні інтегратори, які працюють і з готовими продуктами, і з проєктами, допоможуть провести первинний аналіз і обрати оптимальне рішення.
Це значно зменшить ризики: ви не витратите кошти на рішення, яке не зможете використовувати.
Замість висновку
Перший крок – це консультація. Безкоштовна зустріч з експертами допоможе зрозуміти масштаб, оцінити складність і сформувати бачення. І вже після цього можна визначити – стандартне рішення чи проєкт.
