Każda firma dążąca do rozwoju prędzej czy później staje przed koniecznością automatyzacji procesów biznesowych. Przed wprowadzeniem zmian pojawia się jednak kluczowe pytanie: czy wybrać gotowe oprogramowanie, czy zamówić pełnoprawny projekt automatyzacji?
Na pierwszy rzut oka obie opcje prowadzą do tego samego celu - usprawnienia procesów i zwiększenia wydajności. Różnica w podejściu, odpowiedzialności i wynikach może być jednak znacząca.
Co obejmuje projekt automatyzacji
Indywidualny projekt obejmuje dogłębną pracę nad potrzebami Twojej firmy. Zazwyczaj obejmuje on:
- analiza istniejących procesów biznesowych klienta;
- ustalanie oczekiwań i końcowego rezultatu;
- audyt obecnego systemu (jeśli istnieje);
- dostosowanie funkcjonalności do potrzeb firmy;
- modyfikacje, jeśli standardowa funkcjonalność nie spełnia wymagań;
- konfiguracja systemu i szkolenie użytkowników.
Takie podejście pozwala nam osiągnąć maksymalną zgodność między systemem a firmą.
Czym jest oprogramowanie?
Oprogramowanie jest gotowym rozwiązaniem o standardowej funkcjonalności. To:
- rozwiązuje określone typowe zadania;
- można wdrożyć bez pomocy;
- jest przeznaczony dla przeciętnych procesów w określonej branży;
- jest odpowiednia dla wielu, ale nie zawsze uwzględnia specyfikę indywidualnej firmy.
Główną zaletą jest szybkie uruchomienie i niższe koszty. Ale jednocześnie jest to również ograniczenie.
Porównanie kosztów: inwestowanie teraz i później
Koszt gotowego produktu jest zwykle znacznie niższy, ponieważ koszty jego rozwoju zostały już rozłożone na wielu użytkowników. Natomiast indywidualny projekt jest tworzony dla jednej firmy, a wszystkie koszty ponosi klient.
Warto jednak wziąć pod uwagę nie tylko cenę na początku, ale także potencjalne koszty dostosowania lub modyfikacji systemu, jeśli nie obejmuje on Twoich procesów.
Kto jest odpowiedzialny za wynik?
Jest to kluczowa różnica między tymi podejściami.
- Produkt: Otrzymujesz narzędzie, a potem wszystko zależy od Ciebie. Wdrażasz je samodzielnie lub szukasz konsultantów. W przypadku problemów, rozwiązujesz je samodzielnie.
- Projekt: Integrator przejmuje kontrolę odpowiedzialność za wynik. To on musi skonfigurować system w taki sposób, aby działał zgodnie z Twoimi procesami i przynosił rezultaty.
Analogia: Zakup kuchni w IKEA i samodzielny montaż to produkt. Zamówienie kuchni z wizytą projektanta i montażem to projekt.
Jak zrozumieć, co jest dla Ciebie odpowiednie
Gotowy produkt - Jeśli jesteś małą firmą z prostymi procesami. Na przykład punkt sprzedaży detalicznej z podstawowymi potrzebami: zakupami, sprzedażą, raportowaniem i płatnościami.
Projekt automatyzacji - Jeśli posiadasz:
- złożona struktura firmy;
- kilka kierunków;
- interakcji między działami;
- specyficzne procesy;
- potrzeba rachunkowości zarządczej, planowania i integracji.
Wskazówka od integratora
Jeśli masz wątpliwości, co jest dla Ciebie odpowiednie, skontaktuj się ze specjalistą. Kompetentni integratorzyktórzy pracują zarówno z gotowymi produktami, jak i projektami, pomogą przeprowadzić wstępną analizę i wybrać najlepsze rozwiązanie.
Pozwoli to znacznie ograniczyć ryzyko: nie wydasz pieniędzy na rozwiązanie, którego nie będziesz w stanie wykorzystać.
Zamiast konkluzji
Pierwszym krokiem jest konsultacja. Bezpłatne spotkanie z ekspertami pomoże zrozumieć skalę, ocenić złożoność i stworzyć wizję. Następnie możesz określić, czy potrzebujesz standardowego rozwiązania, czy projektu.
