Notacje procesów biznesowych są rodzajem języka używanego przez klienta i wykonawcę: ten pierwszy formułuje potrzebę, a drugi oferuje rozwiązanie oparte na opisie zrozumiałym dla obu stron.
Jednocześnie klient i wykonawca niekoniecznie są różnymi firmami. Mogą to być przedstawiciele różnych działów w tej samej organizacji: menedżerowie, analitycy, programiści. Aby zapewnić skuteczność automatyzacji, strony uzgadniają na początku notację używaną do opisu procesów biznesowych. Skraca to czas zatwierdzania, przyspiesza wdrożenie i zmniejsza ryzyko nieporozumień.
Notacja umożliwia:
- ustrukturyzować proces;
- jasno przekazać swoją logikę;
- aby uniknąć błędnych interpretacji;
- przyspieszenie etapów zatwierdzania i wdrażania.
Klient może opisać proces słowami, ale do dalszej pracy należy go przełożyć na formę wizualną lub sformalizowaną. Dzięki temu łatwiej będzie zweryfikować wynik, przebudować go i zautomatyzować.
Główne rodzaje notacji procesów biznesowych
1. Opis tekstowy
Najprostszym sposobem jest opisanie procesu słowami w formie instrukcji.
Zalety:
- nie wymaga specjalnego szkolenia;
- łatwy do odczytania.
Wady:
- Trudno jest śledzić sekwencję działań;
- nie ma wizualizacji ról i warunków;
- trudne do edycji i skalowania.
Takie podejście jest odpowiednie tylko na początkowych etapach - dla wstępnego zrozumienia.
2. Arbitralny schemat
Jest to graficzne przedstawienie procesu "ręcznie" lub w dowolnym edytorze graficznym bez jasnych reguł.
Zalety:
- pojawi się pierwsza wizualizacja;
- można zobaczyć rozgałęzienia i logikę działań.
Wady:
- Nie ma standaryzacji;
- Nie zawsze jest jasne, kto jest wykonawcą;
- niejasne warunki przejściowe.
3. Schemat blokowy.
Sformalizowany sposób opisu procesu przy użyciu standardowych kształtów (owal - początek/koniec, prostokąt - działanie, romb - warunek).
Zalety:
- przejrzysta struktura procesu;
- sekwencja kroków jest wyraźnie widoczna;
- łatwa do odczytania nawet bez przeszkolenia.
Wady:
- nie wskazuje, kto jest odpowiedzialny za poszczególne działania.
4. Funkcjonalny schemat blokowy
Ulepszona wersja klasycznego schematu blokowego z rolami (np. "menedżer", "klient", "prawnik") wyróżnionymi w postaci poziomych lub pionowych "pasów pływackich".
Zalety:
- Możesz zobaczyć, kto jest za co odpowiedzialny;
- Wygodnie jest analizować obciążenie pracą według roli;
- nadaje się do procesów wielofunkcyjnych.
Wady:
- jest bardziej złożony niż klasyczny schemat blokowy.
5. BPMN (model i notacja procesów biznesowych)
Jedna z najpopularniejszych notacji do automatyzacji. Jest szeroko stosowana w IT i konsultingu.
Zalety:
- obsługuje procesy równoległe;
- zawiera wydarzenia specjalne, powiadomienia i bramki;
- wysoki poziom szczegółowości.
Wady:
- wymaga szkolenia, aby zrozumieć symbole;
- jest trudniejsze dla percepcji wzrokowej.
BPMN to uniwersalny standard projektowania procesów przed wdrożeniem systemów ERP.
6. IDEF0
Notacja ta jest odpowiednia do modelowania struktury przedsiębiorstwa na wysokim poziomie. Pokazuje nie tyle sekwencję działań, co połączenia między funkcjami.
Zalety:
- zapewnia ogólny obraz współzależności;
- umożliwia modelowanie złożonych systemów sterowania.
Wady:
- nie pokazuje kolejności działań;
- jest trudna do odczytania bez przygotowania.
Jak wybrać odpowiednią notację procesów biznesowych?
Wybór zależy od celu opisu i poziomu szczegółowości. Jeśli wystarczy uzgodnić podstawowe kroki, wystarczy tekst lub schemat blokowy. Jeśli chodzi o automatyzację międzywydziałową, lepiej wybrać BPMN lub funkcjonalny schemat blokowy. Do planowania strategicznego należy użyć IDEF0.
Jak zobrazować procesy biznesowe?
Po wybraniu notacji pojawia się kolejne pytanie: w czym rysować? Istnieją dziesiątki specjalnych narzędzi do tego celu - od prostych usług online po profesjonalne oprogramowanie. Zalecamy zacząć od rozwiązań takich jak Draw.io, Bizagi Modeler, Lucidchart, a nawet Odoo Studio - w zależności od celów i poziomu formalizacji procesów.
Wnioski.
Opis procesów biznesowych w formie sformalizowanych notacji jest podstawą wysokiej jakości automatyzacji. Pomaga to uniknąć nieporozumień, przyspieszyć wdrażanie rozwiązań i zmniejszyć liczbę poprawek. Wybór odpowiedniej notacji i narzędzia do jej zbudowania jest ważnym krokiem w projekcie cyfrowej transformacji.
Do zrobienia pomaga ukraińskim firmom opisywać, modelować i automatyzować procesy biznesowe w ramach wdrożenia Odoo ERP. Pracujemy z różnymi notacjami, dostosowujemy procesy do klienta i dostarczamy wyniki, które działają.
