Automatyzacja biznesu zwykle zaczyna się od uświadomienia sobie problemu lub możliwości rozwoju. Inicjatorami zmian mogą być różni uczestnicy, od właścicieli po szefów poszczególnych działów. Z doświadczenia ToDo wynika, że niezależnie od obszaru działalności i skali firmy, osoby odpowiedzialne dzielą się na trzy grupy:
- Właściciele firm (założyciele, członkowie zarządu) - poszukujący przejrzystości i pełnego obrazu w czasie rzeczywistym. Cenią sobie raporty podsumowujące, monitorowanie KPI i zarządzanie operacyjne.
- Menedżerowie (CEO, CFO, dyrektorzy handlowi) koncentrują się na zyskach, optymalizacji kosztów i wydajności. Dla nich automatyzacja jest przede wszystkim narzędziem do osiągania wyników biznesowych.
- Główny księgowy lub dyrektor finansowy - Kontroluje raportowanie, rozliczenia i zgodność z prawem. Ważne jest, aby obieg dokumentów był dokładny i nie zajmował zbyt wiele czasu.
Ale choć na początku inicjatywę podejmuje jedna osoba, wdrożenie automatyzacji jest zawsze wysiłkiem zespołowym.
Zespół projektowy automatyzacji biznesu: kto jest zaangażowany po stronie klienta i integratora
Udany Wdrożenie systemu ERP jest niemożliwe bez dobrze zdefiniowanej struktury projektu. W każdym projekcie pracujemy zgodnie z modelem Waterfall i tworzymy dwa oddzielne zespoły: klienta i integratora.
Zespół ToDo (wykonawcy):
- kierownik projektu i administrator;
- Główny analityk i, w razie potrzeby, dodatkowi analitycy;
- architekt systemu;
- deweloperzy;
- testerów.
Zespół klienta:
- Sponsor projektu - Osoba, która finansuje wdrożenie i podejmuje kluczowe decyzje, ale nie zarządza procesem na co dzień.
- Kierownik projektu - główny koordynator, który zapewnia komunikację między zespołami, formułuje zadania i monitoruje ich realizację.
- Właściciele funkcjonalności - są odpowiedzialni za przekazywanie prawidłowych informacji o bieżących procesach biznesowych i zatwierdzanie zmian.
Strategiczny i operacyjny poziom automatyzacji biznesu: komitet i grupa robocza
Rozdzielenie zarządzania projektami na dwa poziomy pomaga uniknąć nieporozumień:
- Komitet projektu definiuje cele strategiczne, monitoruje terminy, budżety i wyniki.
- Grupa robocza - Są to specjaliści, którzy na co dzień pracują z procesami i są odpowiedzialni za uszczegóławianie wymagań i wdrażanie rozwiązań.
To rozróżnienie pomaga uniknąć przeciążenia kierownictwa szczegółami, a jednocześnie nie traci kontroli nad wdrożeniem.
Błąd nr 1: brak zaangażowania użytkowników końcowych
Najczęstszym błędem na początku automatyzacji jest opisywanie procesów biznesowych wyłącznie z punktu widzenia menedżerów. Często menedżerowie przedstawiają swoją wizję, która nie pokrywa się z tym, jak system faktycznie działa. W efekcie wdrożony ERP nie "pasuje" do pracowników.
W projektach ToDo zawsze stosujemy to samo podejście:
- informacje o jak firma faktycznie działazbierać w użytkownicy końcowi;
- decyzja o Co z tym zrobić?zdecydować właściciele funkcji.
Takie podejście pozwala na:
- uwzględniają rzeczywiste potrzeby w zakresie automatyzacji biznesu;
- zmniejszyć ryzyko sabotażu ze strony pracowników;
- uzyskanie lepszej jakości danych do modelowania.
"Jeśli pracownik był zaangażowany w przygotowanie wymagań, trudno będzie mu powiedzieć, że ERP jest 'nieodpowiedni'".
Dlaczego ważne jest, aby słuchać nie tylko "szefów"?
W praktyce projektowej zdarzały się sytuacje, gdy po badaniu użytkowników okazywało się, że biznes nie działa tak, jak myślą menedżerowie. Takie "insighty" pozwalają nam stworzyć rozwiązanie, które naprawdę pomaga, a nie tylko imituje zmiany.
Jeśli zostanie to zignorowane, a system zostanie zbudowany tylko zgodnie z wizją właścicieli funkcjonalności, projekt prawdopodobnie zostanie wdrożony, ale nie zostanie zaakceptowany przez użytkowników. Prowadzi to do niskiego zaangażowania, spadku wydajności i konieczności przeróbek.
Wnioski.
Automatyzacja biznesu to zawsze gra zespołowa. Aby wdrożenie zakończyło się sukcesem ERP Wymaga to udziału strategów, wdrożeniowców i użytkowników. Jasny podział ról, właściwa komunikacja i dbałość o rzeczywiste procesy pomogą stworzyć działający, akceptowany i skuteczny system.
Śledź nas na naszym blogu i Facebooku, aby uzyskać aktualne informacje - publikujemy tylko sprawdzone doświadczenia z projektów automatyzacji.
