Jedes Unternehmen, das nach Wachstum strebt, steht früher oder später vor der Notwendigkeit, Geschäftsprozesse zu automatisieren. Bevor jedoch Änderungen vorgenommen werden, stellt sich eine wichtige Frage: Soll man sich für ein fertiges Softwareprodukt entscheiden oder ein komplettes Automatisierungsprojekt in Auftrag geben?
Auf den ersten Blick führen beide Optionen zum gleichen Ziel - der Rationalisierung von Prozessen und der Steigerung der Effizienz. Der Unterschied in Bezug auf Ansatz, Verantwortung und Ergebnisse kann jedoch erheblich sein.
Was ein Automatisierungsprojekt umfasst
Ein individuelles Projekt beinhaltet eine eingehende Beschäftigung mit den Bedürfnissen Ihres Unternehmens. Typischerweise umfasst es:
- Analyse der bestehenden Geschäftsprozesse des Kunden;
- Festlegung der Erwartungen und des Endergebnisses;
- Prüfung des derzeitigen Systems (falls vorhanden);
- Anpassung der Funktionalität an die Bedürfnisse des Unternehmens;
- Änderungen, wenn die Standardfunktionalität die Anforderungen nicht erfüllt;
- Einrichtung des Systems und Schulung der Benutzer.
Mit diesem Ansatz können wir eine maximale Übereinstimmung zwischen dem System und dem Unternehmen erreichen.
Was ist ein Softwareprodukt?
Das Softwareprodukt ist eine fertige Lösung mit Standardfunktionalität. Es:
- löst bestimmte typische Aufgaben;
- kann ohne Hilfe eingesetzt werden;
- ist für durchschnittliche Prozesse in einer bestimmten Branche konzipiert;
- ist für viele geeignet, berücksichtigt aber nicht immer die Besonderheiten eines einzelnen Unternehmens.
Der Hauptvorteil ist die schnelle Einführung und die geringeren Kosten. Gleichzeitig ist dies aber auch eine Einschränkung.
Kostenvergleich: Jetzt und später investieren
Die Kosten für ein fertiges Produkt sind in der Regel viel niedriger, da die Kosten für seine Entwicklung bereits auf viele Nutzer verteilt wurden. Ein individuelles Projekt wird jedoch für ein einziges Unternehmen erstellt, und alle Kosten werden vom Kunden getragen.
Es lohnt sich jedoch, nicht nur den anfänglichen Preis zu berücksichtigen, sondern auch die möglichen Kosten für die Anpassung oder Änderung des Systems, wenn es Ihre Prozesse nicht abdeckt.
Wer ist für das Ergebnis verantwortlich?
Dies ist der entscheidende Unterschied zwischen den beiden Ansätzen.
- Produkt: Sie erhalten das Tool, und dann liegt es an Ihnen. Sie implementieren es selbst oder suchen sich Berater. Wenn es Probleme gibt, lösen Sie sie selbst.
- Projekt: Der Integrator übernimmt Verantwortung für das Ergebnis. Er ist es, der das System so konfigurieren muss, dass es für Ihre Prozesse funktioniert und Ergebnisse bringt.
Analogie: Eine Küche bei IKEA zu kaufen und selbst zu montieren ist ein Produkt. Die Bestellung einer Küche mit Besuch eines Designers und Einbau ist ein Projekt.
Wie Sie verstehen, was für Sie richtig ist
Fertiges Produkt - Wenn Sie ein kleines Unternehmen mit einfachen Prozessen sind. Zum Beispiel ein Einzelhandelsgeschäft mit grundlegenden Bedürfnissen: Einkauf, Verkauf, Berichterstattung und Zahlungen.
Projekt Automatisierung - Wenn Sie haben:
- komplexe Struktur des Unternehmens;
- mehrere Richtungen;
- Interaktion zwischen den Abteilungen;
- spezifische Prozesse;
- der Bedarf an Managementrechnung, Planung und Integration.
Ein Tipp vom Integrator
Wenn Sie sich nicht sicher sind, was das Richtige für Sie ist, wenden Sie sich an einen Spezialisten. Kompetente Integratorendie sowohl mit fertigen Produkten als auch mit Projekten arbeiten, helfen Ihnen bei der Durchführung einer ersten Analyse und der Auswahl der besten Lösung.
Dadurch werden die Risiken deutlich verringert: Sie geben kein Geld für eine Lösung aus, die Sie nicht nutzen können.
Anstelle einer Schlussfolgerung
Der erste Schritt ist ein Beratungsgespräch. Ein kostenloses Treffen mit Experten hilft Ihnen, den Umfang zu verstehen, die Komplexität zu bewerten und eine Vision zu entwickeln. Danach können Sie entscheiden, ob Sie eine Standardlösung oder ein Projekt benötigen.
