Электронный документооборот (ЭДО, EDI - электронный документооборот) - это обмен документами в электронном формате с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП). Он охватывает как внутренние процессы компании, так и внешнее взаимодействие с партнерами и государственными структурами.
Типы электронного документооборота:
- Внутренний ЭДО - между подразделениями и работниками компании.
- Внешний ЭДО - с контрагентами, партнерами, органами власти.
Законодательство Украины приравнивает электронные документы с КЭП к бумажным документам с мокрой подписью и печатью. Это позволяет перевести ключевые бизнес-процессы в цифровой формат без потери юридической силы.
Преимущества перехода на электронный документооборот
Внешний документооборот
- Уменьшение затрат на печать, курьерскую доставку и хранение.
- Быстрое согласование и подписание документов.
- Минимизация ошибок и дублирования данных.
- Защищенное хранение и удобный архив.
- Улучшение партнерского взаимодействия.
Внутренний документооборот
- Прозрачность бизнес-процессов.
- История обработки документов в любом формате (PDF, DOC, JPG и т.д.).
- Автоматический поиск и классификация файлов.
- Отказ от бумажных архивов.
- Стандартизация внутренней документации.
- Уменьшение человеческого фактора в обработке.
Обзор сервисов электронного документооборота в Украине
Для внедрения электронного документооборота компании могут выбирать среди различных программных решений. Ниже приведен краткий обзор популярных сервисов ЭДО, которые доступны украинскому бизнесу.
Вовремя
Один из самых популярных украинских сервисов е-документооборота. Позволяет обмениваться первичными документами, подписывать их КЭП, хранить в архиве, отслеживать статусы. Поддерживает интеграцию с ERP, CRM и бухгалтерскими системами.
MEDoc
Украинский софт для обмена налоговыми и первичными документами, ведения электронного архива, подачи отчетности. Имеет функционал полного документооборота между контрагентами, а также с ГНС и другими госорганами.
СОТА
Облачная платформа для сдачи отчетности и электронного обмена документами, рассчитанная на малый и средний бизнес. Позволяет работать без установки локального ПО.
безбумажный
Веб-платформа для подписания и управления электронными документами, фокусирующаяся на корпоративном документообороте. Поддерживает массовое подписание, интеграции с учетными системами, шаблонизацию договоров и т.д.
Сигни
Облачная платформа для подписания электронных документов онлайн. Простой интерфейс, возможность создания шаблонов, отслеживание статуса подписания.
Заключение
Электронный документооборот - это не просто удобство, а инструмент повышения эффективности бизнеса. Он снижает затраты, ускоряет процессы, уменьшает риски ошибок и обеспечивает прозрачное взаимодействие как внутри компании, так и с контрагентами.
Нужна консультация по внедрению ЭДО в вашей компании?
Специалисты ToDo помогут подобрать решение под ваши задачи и интегрировать его в текущую систему учета и документооборота.
