Електронний документообіг (ЕДО, EDI – electronic document interchange) – це обмін документами в електронному форматі з використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП). Він охоплює як внутрішні процеси компанії, так і зовнішню взаємодію з партнерами та державними структурами.
Типи електронного документообігу:
- Внутрішній ЕДО – між підрозділами та працівниками компанії.
- Зовнішній ЕДО – з контрагентами, партнерами, органами влади.
Законодавство України прирівнює електронні документи з КЕП до паперових документів із мокрим підписом та печаткою. Це дає змогу перевести ключові бізнес-процеси у цифровий формат без втрати юридичної сили.
Переваги переходу на електронний документообіг
Зовнішній документообіг
- Зменшення витрат на друк, кур’єрську доставку та зберігання.
- Швидке погодження та підписання документів.
- Мінімізація помилок і дублювання даних.
- Захищене зберігання і зручний архів.
- Покращення партнерської взаємодії.
Внутрішній документообіг
- Прозорість бізнес-процесів.
- Історія обробки документів у будь-якому форматі (PDF, DOC, JPG тощо).
- Автоматичний пошук і класифікація файлів.
- Відмова від паперових архівів.
- Стандартизація внутрішньої документації.
- Зменшення людського фактору в обробці.
Огляд сервісів електронного документообігу в Україні
Для впровадження електронного документообігу компанії можуть обирати серед різних програмних рішень. Нижче наведено короткий огляд популярних сервісів ЕДО, які доступні українському бізнесу.
Вчасно
Один з найпопулярніших українських сервісів е-документообігу. Дозволяє обмінюватися первинними документами, підписувати їх КЕП, зберігати в архіві, відстежувати статуси. Підтримує інтеграцію з ERP, CRM і бухгалтерськими системами.
MEDoc
Український софт для обміну податковими та первинними документами, ведення електронного архіву, подачі звітності. Має функціонал повного документообігу між контрагентами, а також з ДПС та іншими держорганами.
СОТА
Хмарна платформа для здачі звітності та електронного обміну документами, розрахована на малий і середній бізнес. Дає змогу працювати без встановлення локального ПЗ.
Paperless
Веб-платформа для підписання та управління електронними документами, що фокусується на корпоративному документообігу. Підтримує масове підписання, інтеграції з обліковими системами, шаблонізацію договорів тощо.
Signy
Хмарна платформа для підписання електронних документів онлайн. Простий інтерфейс, можливість створення шаблонів, відстеження статусу підписання.
Заключение
Електронний документообіг – це не просто зручність, а інструмент підвищення ефективності бізнесу. Він знижує витрати, прискорює процеси, зменшує ризики помилок і забезпечує прозору взаємодію як всередині компанії, так і з контрагентами.
Потрібна консультація щодо впровадження ЕДО у вашій компанії?
Фахівці ToDo допоможуть підібрати рішення під ваші задачі та інтегрувати його у поточну систему обліку та документообігу.
