Автоматизация бизнеса обычно начинается с осознания проблемы или возможности для развития. Инициатором изменений могут выступать разные участники - от собственников до руководителей отдельных департаментов. По опыту ToDo, независимо от сферы деятельности или масштаба компании, ответственные лица условно делятся на три группы:
- Владельцы бизнеса (учредители, члены правления) - ищут прозрачность и полную картину в реальном времени. Для них важны сводные отчеты, контроль KPI и оперативное управление.
- Управленцы (CEO, CFO, коммерческие директора) - ориентированы на прибыль, оптимизацию затрат и рост эффективности. Для них автоматизация - это прежде всего инструмент для достижения бизнес-результатов.
- Главный бухгалтер или финансист - контролирует отчетность, взаиморасчеты и соответствие законодательству. Важно, чтобы документооборот был точным и не отнимал лишнего времени.
Но если на старте инициатива принадлежит одному лицу, то реализация автоматизации - всегда командная работа.
Команда проекта автоматизации бизнеса: кто привлекается со стороны заказчика и интегратора
Успішне впровадження ERP неможливе без чітко сформованої проєктної структури. У кожному проєкті ми працюємо за моделлю Waterfall і формуємо дві окремі команди: зі сторони замовника та інтегратора.
Команда ToDo (исполнителя):
- руководитель и администратор проекта;
- ведущий аналитик и, при необходимости, дополнительные аналитики;
- архитектор системы;
- разработчики;
- тестировщики.
Команда заказчика:
- Спонсор проекта - лицо, которое финансирует внедрение и принимает ключевые решения, но не руководит процессом ежедневно.
- Руководитель проекта - главный координатор, который обеспечивает коммуникацию между командами, формирует задачи и контролирует их выполнение.
- Владельцы функционала - ответственные за передачу корректной информации о текущих бизнес-процессах и согласование изменений.
Стратегический и операционный уровень автоматизации бизнеса: комитет и рабочая группа
Разделение на два уровня управления проектом помогает избежать путаницы:
- Проектный комитет определяет стратегические задачи, следит за сроками, бюджетами и результатами.
- Рабочая группа - это специалисты, которые ежедневно работают с процессами и отвечают за детализацию требований и внедрение решений.
Это разграничение позволяет избежать перегрузки руководства деталями и при этом не терять контроль над реализацией.
Ошибка №1: не привлекать конечных пользователей
Самая распространенная ошибка на старте автоматизации - описывать бизнес-процессы исключительно с точки зрения управленцев. Часто руководители дают свое видение, которое не совпадает с тем, как на самом деле работает система. Результат - внедренная ERP "не подходит" сотрудникам.
В проектах ToDo мы всегда придерживаемся подхода:
- информацию о том, как реально работает компаниясобираем в конечных пользователей;
- решение о том, что с этим делатьи принимают владельцы функционала.
Такой подход позволяет:
- учесть реальные потребности в автоматизации бизнеса;
- уменьшить риск саботажа со стороны работников;
- получить лучшее качество данных для моделирования.
"Если работник участвовал в подготовке требований, ему сложно будет потом сказать, что ERP "не подходит"."
Почему важно слушать не только "руководителей"
В проектной практике случались ситуации, когда после опроса пользователей оказывалось: бизнес работает совсем не так, как считают руководители. Эти "инсайты" позволяют создать решение, которое действительно помогает, а не просто имитирует изменения.
Если же пренебречь этим и строить систему только по видению владельцев функционала - проект, скорее всего, будет реализован, но не принят пользователями. Это приводит к низкой вовлеченности, потерям эффективности и потребности в переделках.
Заключение
Автоматизація бізнесу – це завжди командна гра. Для успішного впровадження ERP потрібна участь і стратегів, і виконавців, і користувачів. Чіткий розподіл ролей, правильна побудова комунікацій і уважність до реальних процесів дають змогу створити робочу, прийняту й ефективну систему.
Следите за обновлениями в нашем блоге и в Facebook - мы публикуем только проверенный опыт из проектов автоматизации.
