Elektroniczne zarządzanie dokumentami (EDI, EDI elektroniczna wymiana dokumentów) to wymiana dokumentów w formacie elektronicznym przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego (QES). Obejmuje ona zarówno wewnętrzne procesy firmy, jak i zewnętrzne interakcje z partnerami i agencjami rządowymi.
Rodzaje elektronicznego zarządzania dokumentami:
- Wewnętrzny EDI - pomiędzy oddziałami i pracownikami firmy.
- Zewnętrzny EDI - z kontrahentami, partnerami i władzami.
Ukraińskie ustawodawstwo zrównuje dokumenty elektroniczne z QES z dokumentami papierowymi z mokrym podpisem i pieczęcią. Pozwala to na cyfryzację kluczowych procesów biznesowych bez utraty ich mocy prawnej.
Korzyści z przejścia na elektroniczne zarządzanie dokumentami
Zewnętrzny obieg dokumentów
- Niższe koszty druku, dostawy kurierskiej i magazynowania.
- Szybkie zatwierdzanie i podpisywanie dokumentów.
- Minimalizacja błędów i powielania danych.
- Bezpieczne przechowywanie i wygodne archiwizowanie.
- Poprawa partnerstwa.
Wewnętrzne zarządzanie dokumentami
- Przejrzystość procesów biznesowych.
- Historia przetwarzania dokumentów w dowolnym formacie (PDF, DOC, JPG itp.).
- Automatyczne wyszukiwanie i klasyfikacja plików.
- Rezygnacja z archiwów papierowych.
- Standaryzacja dokumentacji wewnętrznej.
- Ograniczenie czynnika ludzkiego w procesie przetwarzania.
Przegląd usług elektronicznego zarządzania dokumentami na Ukrainie
Firmy mogą wybierać spośród różnych rozwiązań programowych do wdrażania elektronicznego zarządzania dokumentami. Poniżej znajduje się krótki przegląd popularnych usług EDI dostępnych dla ukraińskich firm.
Na czas
Jedna z najpopularniejszych ukraińskich usług zarządzania e-dokumentami. Umożliwia wymianę podstawowych dokumentów, podpisywanie ich podpisem cyfrowym, przechowywanie ich w archiwum i śledzenie ich statusu. Obsługuje integrację z systemami ERP, CRM i księgowymi.
MEDoc
Ukraińskie oprogramowanie do wymiany dokumentów podatkowych i pierwotnych, prowadzenia elektronicznego archiwum i składania raportów. Posiada funkcjonalność pełnego przepływu dokumentów między kontrahentami, a także z Państwową Służbą Podatkową i innymi agencjami rządowymi.
SOTA
Oparta na chmurze platforma do raportowania i elektronicznej wymiany dokumentów przeznaczona dla małych i średnich firm. Umożliwia pracę bez konieczności instalowania lokalnego oprogramowania.
Bez papieru
Platforma internetowa do podpisywania i zarządzania dokumentami elektronicznymi, która koncentruje się na zarządzaniu dokumentami korporacyjnymi. Obsługuje podpisywanie zbiorcze, integracje z systemami księgowymi, szablony umów i wiele więcej.
Signy
Oparta na chmurze platforma do podpisywania dokumentów elektronicznych online. Prosty interfejs, możliwość tworzenia szablonów, śledzenie statusu podpisu.
Wnioski.
Elektroniczne zarządzanie dokumentami to nie tylko wygoda, ale narzędzie zwiększające efektywność biznesową. Obniża koszty, przyspiesza procesy, zmniejsza ryzyko błędów i zapewnia przejrzystą interakcję zarówno wewnątrz firmy, jak i z kontrahentami.
Potrzebujesz porady dotyczącej wdrożenia EDI w swojej firmie?
Specjaliści od zadań do wykonania Pomożemy Ci wybrać rozwiązanie dostosowane do Twoich zadań i zintegrujemy je z Twoim obecnym systemem księgowym i systemem zarządzania dokumentami.
