Die Automatisierung von Unternehmen beginnt in der Regel mit dem Erkennen eines Problems oder einer Entwicklungsmöglichkeit. Verschiedene Akteure können Veränderungen einleiten, von den Eigentümern bis zu den Leitern der einzelnen Abteilungen. Nach den Erfahrungen von ToDo lassen sich die Verantwortlichen unabhängig vom Tätigkeitsbereich oder der Größe des Unternehmens in drei Gruppen einteilen:
- Geschäftsinhaber (Gründer, Vorstandsmitglieder) - sie suchen Transparenz und ein vollständiges Bild in Echtzeit. Sie legen Wert auf zusammenfassende Berichte, KPI-Überwachung und operatives Management.
- Manager (CEO, CFO, kaufmännische Leiter) sind auf Gewinn, Kostenoptimierung und Effizienz ausgerichtet. Für sie ist die Automatisierung in erster Linie ein Instrument zur Erzielung von Geschäftsergebnissen.
- Hauptbuchhalter oder Finanzbeauftragter - Kontrolliert die Berichterstattung, die Abrechnungen und die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen. Es ist wichtig, dass der Dokumentenfluss genau ist und nicht zu viel Zeit in Anspruch nimmt.
Doch während die Initiative zu Beginn von einer Person ausgeht, ist die Umsetzung der Automatisierung immer eine Teamleistung.
Projektteam für die Unternehmensautomatisierung: Wer ist auf Seiten des Kunden und des Integrators beteiligt?
Успішне впровадження ERP неможливе без чітко сформованої проєктної структури. У кожному проєкті ми працюємо за моделлю Waterfall і формуємо дві окремі команди: зі сторони замовника та інтегратора.
Das ToDo-Team (des Ausführenden):
- Projektleiter und Verwalter;
- Leitender Analyst und, falls erforderlich, zusätzliche Analysten;
- Systemarchitekt;
- Entwickler;
- Prüfer.
Das Team des Kunden:
- Projektträger - Eine Person, die die Umsetzung finanziert und wichtige Entscheidungen trifft, aber nicht das Tagesgeschäft leitet.
- Projektleiter - der Hauptkoordinator, der die Kommunikation zwischen den Teams sicherstellt, Aufgaben formuliert und deren Umsetzung überwacht.
- Eigentümer der Funktionalität - sind dafür verantwortlich, korrekte Informationen über die aktuellen Geschäftsprozesse zu übermitteln und Änderungen zu genehmigen.
Strategische und operative Ebene der Unternehmensautomatisierung: Ausschuss und Arbeitsgruppe
Die Aufteilung des Projektmanagements in zwei Ebenen hilft, Verwirrung zu vermeiden:
- Projektausschuss legt strategische Ziele fest, überwacht Fristen, Budgets und Ergebnisse.
- Arbeitsgruppe - Es handelt sich dabei um Spezialisten, die täglich mit Prozessen arbeiten und für die Detaillierung von Anforderungen und die Umsetzung von Lösungen verantwortlich sind.
Diese Unterscheidung hilft, die Verwaltung nicht mit Details zu überfrachten und gleichzeitig die Kontrolle über die Umsetzung nicht zu verlieren.
Fehler Nr. 1: keine Einbeziehung der Endnutzer
Der häufigste Fehler zu Beginn der Automatisierung besteht darin, Geschäftsprozesse ausschließlich aus der Sicht der Manager zu beschreiben. Oftmals geben die Manager ihre Vorstellungen vor, die nicht mit der tatsächlichen Funktionsweise des Systems übereinstimmen. Dies hat zur Folge, dass das implementierte ERP nicht zu den Mitarbeitern "passt".
Bei ToDo-Projekten gehen wir immer nach dem gleichen Schema vor:
- Informationen über wie das Unternehmen tatsächlich funktioniert, sammeln in Endverbraucher;
- die Entscheidung, die was man dagegen tun kannentscheiden Besitzer von Merkmalen.
Dieser Ansatz macht es möglich:
- dem tatsächlichen Bedarf an Unternehmensautomatisierung Rechnung tragen;
- das Risiko der Sabotage durch Mitarbeiter zu verringern;
- eine bessere Datenqualität für die Modellierung zu erhalten.
"Wenn ein Angestellter an der Ausarbeitung der Anforderungen beteiligt war, wird es für ihn schwierig sein zu sagen, dass das ERP 'nicht geeignet' ist.
Warum es wichtig ist, mehr als nur den "Chefs" zuzuhören
In der Projektpraxis gab es immer wieder Situationen, in denen sich nach einer Nutzerbefragung herausstellte, dass das Unternehmen nicht so funktioniert, wie die Manager denken. Diese "Einsichten" ermöglichen es uns, eine Lösung zu entwickeln, die wirklich hilft und nicht nur Veränderungen nachahmt.
Wenn dies ignoriert wird und das System nur nach den Vorstellungen der Eigentümer der Funktionalität gebaut wird, wird das Projekt wahrscheinlich implementiert, aber von den Benutzern nicht akzeptiert. Dies führt zu geringem Engagement, Effizienzverlusten und der Notwendigkeit von Nacharbeit.
Schlussfolgerung.
Автоматизація бізнесу – це завжди командна гра. Для успішного впровадження ERP потрібна участь і стратегів, і виконавців, і користувачів. Чіткий розподіл ролей, правильна побудова комунікацій і уважність до реальних процесів дають змогу створити робочу, прийняту й ефективну систему.
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