Автоматизація бізнесу зазвичай починається з усвідомлення проблеми або можливості для розвитку. Ініціатором змін можуть виступати різні учасники – від власників до керівників окремих департаментів. З досвіду ToDo, незалежно від сфери діяльності чи масштабу компанії, відповідальні особи умовно поділяються на три групи:
- Власники бізнесу (засновники, члени правління) – шукають прозорість і повну картину в реальному часі. Для них важливі зведені звіти, контроль KPI та оперативне управління.
- Управлінці (CEO, CFO, комерційні директори) – орієнтовані на прибуток, оптимізацію витрат і зростання ефективності. Для них автоматизація – це передусім інструмент для досягнення бізнес-результатів.
- Головний бухгалтер або фінансист – контролює звітність, взаєморозрахунки та відповідність законодавству. Важливо, щоб документообіг був точним і не забирав зайвого часу.
Але якщо на старті ініціатива належить одній особі, то реалізація автоматизації – завжди командна робота.
Команда проєкту автоматизації бізнесу: хто залучається з боку замовника та інтегратора
Успішне впровадження ERP неможливе без чітко сформованої проєктної структури. У кожному проєкті ми працюємо за моделлю Waterfall і формуємо дві окремі команди: зі сторони замовника та інтегратора.
Команда ToDo (виконавця):
- керівник та адміністратор проєкту;
- провідний аналітик і, за потреби, додаткові аналітики;
- архітектор системи;
- розробники;
- тестувальники.
Команда замовника:
- Спонсор проєкту – особа, що фінансує впровадження та приймає ключові рішення, але не керує процесом щоденно.
- Керівник проєкту – головний координатор, який забезпечує комунікацію між командами, формує завдання та контролює їх виконання.
- Власники функціоналу – відповідальні за передачу коректної інформації про поточні бізнес-процеси та узгодження змін.
Стратегічний та операційний рівень автоматизації бізнесу: комітет і робоча група
Розділення на два рівні управління проєктом допомагає уникнути плутанини:
- Проєктний комітет визначає стратегічні завдання, слідкує за термінами, бюджетами та результатами.
- Робоча група – це фахівці, які щоденно працюють з процесами та відповідають за деталізацію вимог і впровадження рішень.
Це розмежування дозволяє уникнути перевантаження керівництва деталями та водночас не втрачати контроль над реалізацією.
Помилка №1: не залучати кінцевих користувачів
Найпоширеніша помилка на старті автоматизації – описувати бізнес-процеси виключно з точки зору управлінців. Часто керівники дають свою візію, яка не збігається з тим, як насправді працює система. Результат – впроваджена ERP «не підходить» співробітникам.
У проєктах ToDo ми завжди дотримуємось підходу:
- інформацію про те, як реально працює компанія, збираємо у кінцевих користувачів;
- рішення про те, що з цим робити, ухвалюють власники функціоналу.
Такий підхід дозволяє:
- врахувати реальні потреби в автоматизації бізнесу;
- зменшити ризик саботажу зі сторони працівників;
- отримати кращу якість даних для моделювання.
«Якщо працівник брав участь у підготовці вимог, йому складно буде потім сказати, що ERP “не підходить”.»
Чому важливо слухати не лише «керівників»
У проєктній практиці траплялись ситуації, коли після опитування користувачів виявлялось: бізнес працює зовсім не так, як вважають керівники. Ці «інсайти» дають змогу створити рішення, яке дійсно допомагає, а не просто імітує зміни.
Якщо ж знехтувати цим і будувати систему лише за баченням власників функціоналу – проєкт, скоріш за все, буде реалізовано, але не прийнятий користувачами. Це призводить до низької залученості, втрат ефективності та потреби в переробках.
Висновок
Автоматизація бізнесу – це завжди командна гра. Для успішного впровадження ERP потрібна участь і стратегів, і виконавців, і користувачів. Чіткий розподіл ролей, правильна побудова комунікацій і уважність до реальних процесів дають змогу створити робочу, прийняту й ефективну систему.
Слідкуйте за оновленнями у нашому блозі та у Facebook – ми публікуємо лише перевірений досвід з проєктів автоматизації.
