Мы уже рассмотрели первые две стадии внедрения ERP-проекта по Waterfall model - подготовка и разработку решенияа также тестирование и начало работы с данными. Сегодня настало время финального этапа - опытно-промышленной эксплуатации, после которого система официально запускается в работу предприятия.
Обучение пользователей и подготовка к запуску и подготовка к запуску
На этом этапе проводится углубленное обучение пользователей. Участники проекта, которые уже прошли базовую подготовку на предыдущих стадиях, объединяются в рабочие группы для практической проработки функционала системы. Параллельно формируется структура нормативно-справочной информации (НСИ) и проводится ее заполнение.
Обычно пользователям предоставляются инструкции, а в некоторых случаях внедряются внутренние экзамены - как инструмент повышения мотивации и ответственности. Результаты таких экзаменов фиксируются в соответствующих протоколах.
Пример из практики: При внедрении ERP в крупной производственной компании команда выбрала подход с сертификацией пользователей. После прохождения обучения сотрудники, успешно сдавшие экзамен, получили именные сертификаты, подтверждающие их готовность к работе в системе.
Тестовая эксплуатация: проверка в действии
После обучения команда переходит к тестовой эксплуатации - часть еженедельной операционной деятельности выполняется уже в новой системе. На этом этапе ERP еще не является единственным источником учета, но уже позволяет проверить работоспособность основных бизнес-процессов.
Важной составляющей этого этапа является формирование протокол приемочных работ - документа, который фиксирует, готова ли система к полноценному запуску.
Запуск системы по Waterfall model: ключевой момент
Финальный запуск системы происходит по четкому сценарию. В определенный момент - обычно в выходной день - старая система останавливается, после чего:
- выполняется полный перенос НИИ в "чистовую" базу,
- актуализируются остатки и справочники,
- закрывается доступ к предыдущей системе,
- пользователи получают доступ к "живой" ERP-системе.
Комментарий: "Запуск - самый ответственный этап. От того, как подготовлены пользователи, и насколько тщательно выполнены предварительные работы, зависит стабильность функционирования новой системы", - отмечает руководитель проектного офиса.
Опытная эксплуатация: переход на ежедневную работу
С момента запуска все бизнес-процессы переводятся в новую систему. Это этап опытной эксплуатации, в течение которого на предприятии обязательно должны присутствовать аналитики и программисты, способные оперативно реагировать на запросы пользователей и технические вызовы.
На этом этапе возможны ошибки, связанные с адаптацией пользователей к новому функционалу. После завершения первого рабочего периода система проходит финальное тестирование: закрытие месяца, расчет себестоимости, сверка с предыдущими данными.
Практика: Некоторые компании принимают решение некоторое время вести учет параллельно в обеих системах. Такой подход позволяет сравнить результаты и убедиться в корректности расчетов новой ERP. Если расхождения в пределах допустимого - система считается внедренной. Если же нет - проект возвращается на стадию доработки.
Итоговые документы и переход к сопровождению
Результатом этой стадии являются два ключевых документа:
- Протокол ввода системы в промышленную эксплуатацию,
- Договор на сопровождение ERP-решения.
После этого компания переходит к регулярному использованию системы в своей деятельности, а команда интегратора обеспечивает техническое сопровождение, поддержку пользователей и дальнейшее развитие решения.
Следующие шаги
Мы завершили обзор всех трех стадий внедрения ERP по Waterfal modell. В следующих материалах мы поделимся практическими кейсами украинских компаний, расскажем о вызовах, с которыми сталкиваются бизнесы, и какие трансформации происходят после запуска.
А если вы планируете автоматизацию процессов в своей компании - заказывайте консультацию. Поможем подобрать оптимальное решение и построить эффективный маршрут внедрения.
