BOX Catering – першопроходець українського ринку доставки готових страв у боксах. З 2017 року компанія спеціалізується на організації кейтерингу для корпоративних клієнтів, подій та приватних замовлень. Страви готуються на власному виробництві в Києві, що робить BOX Catering єдиною службою доставки готової їжі для івентів зі своїми потужностями, штатом кухарів, кур’єрів і транспортною базою. Компанія має понад 85 варіантів страв, які формують 100+ різноманітних боксів: закуски, десерти, гарячі страви та тематичні сети. Усе готується безпосередньо перед доставкою з використанням добірних інгредієнтів.
Основні показники
2 офіси (Київ, Одеса)
Близько 70 співробітників у Києві
Формат: доставка боксів та кейтеринг
Повний цикл виробництва з власною кухнею
Команда ToDo працювала над автоматизацією саме київського офісу, впроваджуючи комплексне ERP-рішення на базі Odoo.
Бізнес-виклики
1. Застаріла облікова система
Компанія використовувала систему B52, яка втратила підтримку та обслуговування.
2. Розрізнені дані
Управлінський облік вівся в Google-таблицях, що унеможливлювало оперативне прийняття рішень та створювало ризики втрати даних.
3. Вихід з токсичної екосистеми
Необхідність відмови від використання Bitrix24 як продукту країни-агресора в умовах воєнного стану.
4. Складність виробничих процесів
Виробництво клієнта включає до 10 послідовних переділів – від сирої картоплі до готового боксу із салатом – і все виготовляється «з-під ножа» для доставки, що потребувало точного контролю собівартості на кожному етапі.
Этапы внедрения
Етап 1: Discovery (2 місяці)
Збір вимог – детальний аналіз поточних бізнес-процесів
Моделювання процесів – створення карти майбутньої системи
Аналіз функціональних розривів – визначення того, що є в бізнесі замовника та чого немає в стандартному Odoo
Розробка скоупу проєкту – визначення функціональних рамок, створення плану реалізації
Етап 2: Налаштування, кастомізація та тестування системи
Встановлення, налаштування модулів, розробка кастомних рішень та тестування функціоналу.
Етап 3: Поетапний запуск
Тестове наповнення системи реальними даними, навчання користувачів і фінальне тестування на реальних даних. Важливою особливістю було поетапне впровадження функціоналу – відділи один за одним починали роботу в системі, що дозволило компанії поступово адаптуватися до нових процесів без стресу.
Реалізовані рішення
Замовлення та доставка: Повний цикл від прийому замовлення з сайту через автоматичну передачу у виробництво до мобільного додатку для водіїв. Система автоматично закриває всі виробничі переділи одним кліком та розраховує собівартість і маржинальність кожного замовлення.
Складський облік та виробництво: Автоматизована WMS з побудовою маршрутів руху товарів, кастомна інвентаризація з урахуванням специфіки виробництва їжі та унікальна можливість перерахунку собівартості заднім числом за будь-який період.
Управлінський облік:єдине середовищез повним циклом управління фінансами, інтеграцією з ПриватБанком та автоматизованою системою розрахунку заробітної плати.
Аналитика и отчетность: ABC-XYZ аналіз, маржинальні звіти, P&L з інтеграцією в Google та управлінська звітність для оперативного прийняття рішень.
AI-продажник Марічка консультує клієнтів щодо меню, цін та умов кейтерингу, відповідаючи за 10-30 секунд у режимі 24/7, і самостійно оформлює замовлення – без участі менеджера. Бот навчений на реальних даних компанії: асортименті, прайсах та умовах обслуговування, а завдяки інтеграції з операційною системою завжди має актуальну інформацію. Це дозволило суттєво зменшити навантаження на відділ продажів, скоротити час обробки вхідних запитів і не втрачати ліди в неробочі години.
Також було реалізовано багато інших рішень: інтеграції з Viber, Facebook, Instagram, Telegram, конструктор боксів, кастомний веб-інтерфейс для спрощення роботи персоналу та десятки спеціалізованих звітів. Робота над проєктом триває – система постійно розвивається відповідно до потреб бізнесу.
Ключові особливості рішення
Унікальний механізм виробництва
Для зменшення навантаження на користувачів реалізовано механізм, який при закритті фінального виробничого замовлення автоматично закриває всі попередні етапи, обчислює повну собівартість і маржинальність.
Аналітика в реальному часі
Доопрацьована аналітика Odoo тепер надає звіт, який показує собівартість і ціну реалізації по кожному замовленню та кожному товару.
Кастомний веб-інтерфейс
Особливу увагу приділили інтерфейсу для виробництва – його зробили схожим на стару систему, щоб працівникам кухні було простіше адаптуватися до нової системи.
Результати впровадження
Кількісні показники
50% зростання кількості замовлень за 9 місяців 2024 року порівняно з аналогічним періодом 2023 року
Відсутність потреби в додатковому персоналі – завдяки автоматизації не довелося наймати більше операторів, сейлів чи бухгалтерів
Швидкий доступ до аналітики – можливість отримувати ABC, P&L, маржинальні звіти в різних розрізах одним кліком
70% потреб бізнесу покривається базовим функціоналом Odoo, решта – кастомними доробками
Якісні переваги
Автоматизація повного циклу – від дзвінка до доставки без ручних операцій
Контроль виробництва – закриття всіх етапів одним кліком
Швейцарська точність складу – автоматичні маршрути та аналітика в реальному часі
Фінансова система – єдиний облік для кількох компаній
Управлінська аналітика – автоматичні звіти для прийняття рішень
Високий рівень прийняття системи – після початкового періоду роботи команда BOX Catering почала самостійно розширювати функціонал і впроваджувати нові модулі без залучення інтеграторів, що свідчить про високу вмотивованість та задоволеність користувачів
Відгуки учасників проєкту
Ірина Кушнір, CEO BOX Catering «Яким би прекрасним не був продукт – лише завдяки йому бізнес не стане успішним. Ви маєте бути операційно ефективні. Завдяки ERP та CRM ми можемо тримати руку на пульсі: оперативно реагувати на зміни, бачити, де виникають «вузькі місця», і своєчасно покращувати процеси. З ToDo складається відчуття, що компанія в надійних руках: вони не просто впроваджують систему, а мислять як партнери, які розуміють контекст бізнесу. Саме Odoo ми обрали через його гнучкість, модульність і великі горизонти для масштабування. Для нас це принципово – ми не хочемо бути заручниками застарілих рішень, які стримують розвиток.»
Людмила Опанасенко, керівник проєкту з боку замовника
«Головний бенефіт, який ми отримали як управлінці, – це дуже швидкий доступ до інформації і можливість будувати аналітику в різних розрізах: за категоріями, клієнтами, типами замовлень тощо. Це дало змогу перейти від інтуїтивних рішень до управління на основі даних. Команда також зітхнула з полегшенням – більше не потрібно працювати в десятках таблиць чи вручну зводити звіти. Всім подобається працювати в цій системі: вона зручна, сучасна і дає відчуття контролю над процесами. І головне – ми розуміємо, що зможемо адаптувати її під себе навіть через рік-два – коли компанія виросте.»
Алексей Бардаков, CEO ToDo
«Успіх впровадження напряму залежить від того, наскільки замовник і виконавець готові працювати як єдина команда. У випадку з BOX Catering ми від самого початку були на одній хвилі: прозора комунікація, спільне бачення цілей і довіра дозволили швидко рухатись і приймати рішення без зайвих затримок. Коли клієнт залучений і відкритий до змін, результат не змушує на себе чекати.»
Технічні аспекти
Тривалість впровадження: 12 місяців (з січня 2024 року система в роботі)
Команда з боку ToDo: група експертів з автоматизації
Формат супроводу: постійна підтримка та розвиток системи
Статусні зустрічі: щопонеділка для контролю прогресу
Чому клієнт обрав ToDo
Ключові фактори вибору:
Глибока експертиза – команда розуміла специфіку облікових систем без додаткових пояснень
Досвід автоматизації понад 20 років – перевірена експертиза в галузі
Гнучкий підхід – готовність адаптуватися до змін у процесі впровадження
Повна підтримка – супровід на всіх етапах проєкту
Принцип “ми розберемося” – готовність брати на себе відповідальність за вирішення викликів
Выводы
Проєкт автоматизації BOX Catering довів, що правильно обрана ERP-система може кардинально трансформувати бізнес. Завдяки впровадженню Odoo компанія не лише вирішила поточні проблеми, але й отримала потужний інструмент для масштабування та розвитку.
Ключові фактори успіху:
Чіткий план та поетапне впровадження
Активна участь замовника в процесі
Досвідчена команда інтеграторів
Готовність інвестувати в якісне рішення
Призначення окремого керівника проєкту (не власника компанії)
Цей кейс демонструє, що сучасні технології – це не витрати, а стратегічні інвестиції в майбутнє компанії, які швидко окупаються за рахунок підвищення ефективності та можливостей для зростання.
