Кейс BOX Catering: Полная автоматизация фуд-бизнеса на Odoo

О компании

BOX Catering - первопроходец украинского рынка доставки готовых блюд в боксах. С 2017 года компания специализируется на организации кейтеринга для корпоративных клиентов, событий и частных заказов. Блюда готовятся на собственном производстве в Киеве, что делает BOX Catering единственной службой доставки готовой еды для ивентов со своими мощностями, штатом поваров, курьеров и транспортной базой. Компания имеет более 85 вариантов блюд, которые формируют 100+ разнообразных боксов: закуски, десерты, горячие блюда и тематические сеты. Все готовится непосредственно перед доставкой с использованием отборных ингредиентов.

Основные показатели

• 2 офиса (Киев, Одесса)
• Около 70 сотрудников в Киеве
• Формат: доставка боксов и кейтеринг
• Полный цикл производства с собственной кухней

Команда ToDo работала над автоматизацией именно киевского офиса, внедряя комплексное ERP-решение на базе Odoo.

Бизнес-вызовы

1. Устаревшая учетная система

Компания использовала систему B52, которая потеряла поддержку и обслуживание. 

2. Разрозненные данные

Управленческий учет велся в Google-таблицах, что делало невозможным оперативное принятие решений и создавало риски потери данных.

3. Выход из токсичной экосистемы

Необходимость отказа от использования Bitrix24 как продукта страны-агрессора в условиях военного положения.

4. Сложность производственных процессов

Производство клиента включает до 10 последовательных переделов - от сырого картофеля до готового бокса с салатом - и все изготавливается "из-под ножа" для доставки, что требовало точного контроля себестоимости на каждом этапе.

Этапы внедрения

Этап 1: Discovery (2 месяца)

• Сбор требований - детальный анализ текущих бизнес-процессов
• Моделирование процессов - создание карты будущей системы
• Анализ функциональных разрывов - определение того, что есть в бизнесе заказчика и чего нет в стандартном Odoo
• Разработка скоупа проекта - определение функциональных рамок, создание плана реализации

Этап 2: Настройка, кастомизация и тестирование системы

Установка, настройка модулей, разработка кастомных решений и тестирование функционала.

Этап 3: Поэтапный запуск

Тестовое наполнение системы реальными данными, обучение пользователей и финальное тестирование на реальных данных. Важной особенностью было поэтапное внедрение функционала - отделы один за другим начинали работу в системе, что позволило компании постепенно адаптироваться к новым процессам без стресса.

Реализованные решения

Заказ и доставка: Полный цикл от приема заказа с сайта через автоматическую передачу в производство до мобильного приложения для водителей. Система автоматически закрывает все производственные переделы одним кликом и рассчитывает себестоимость и маржинальность каждого заказа.

Складской учет и производство: Автоматизированная WMS с построением маршрутов движения товаров, кастомная инвентаризация с учетом специфики производства еды и уникальная возможность пересчета себестоимости задним числом за любой период.

Управленческий учет: единая среда с полным циклом управления финансами, интеграцией с ПриватБанком и автоматизированной системой расчета заработной платы.

Аналитика и отчетность: ABC-XYZ анализ, маржинальные отчеты, P&L с интеграцией в Google и управленческая отчетность для оперативного принятия решений.

AI-продавец Маричка консультирует клиентов по меню, ценам и условиям кейтеринга, отвечая за 10-30 секунд в режиме 24/7, и самостоятельно оформляет заказ - без участия менеджера. Бот обучен на реальных данных компании: ассортименте, прайсах и условиях обслуживания, а благодаря интеграции с операционной системой всегда имеет актуальную информацию. Это позволило существенно уменьшить нагрузку на отдел продаж, сократить время обработки входящих запросов и не терять лиды в нерабочие часы.

Также было реализовано много других решений: интеграции с Viber, Facebook, Instagram, Telegram, конструктор боксов, кастомный веб-интерфейс для упрощения работы персонала и десятки специализированных отчетов. Работа над проектом продолжается - система постоянно развивается в соответствии с потребностями бизнеса.

Ключевые особенности решения

Уникальный механизм производства

Для уменьшения нагрузки на пользователей реализован механизм, который при закрытии финального производственного заказа автоматически закрывает все предыдущие этапы, вычисляет полную себестоимость и маржинальность.

Аналитика в реальном времени

Доработанная аналитика Odoo теперь предоставляет отчет, который показывает себестоимость и цену реализации по каждому заказу и каждому товару.

Кастомный веб-интерфейс

Особое внимание уделили интерфейсу для производства - его сделали похожим на старую систему, чтобы работникам кухни было проще адаптироваться к новой системе.

Результаты внедрения

Количественные показатели

• 50% рост количества заказов за 9 месяцев 2024 года по сравнению с аналогичным периодом 2023 года
• Отсутствие потребности в дополнительном персонале - благодаря автоматизации не пришлось нанимать больше операторов, сейлов или бухгалтеров
• Быстрый доступ к аналитике - возможность получать ABC, P&L, маржинальные отчеты в различных разрезах одним кликом
• 70% потребностей бизнеса покрывается базовым функционалом Odoo, остальное - кастомными доработками

Качественные преимущества

• Автоматизация полного цикла - от звонка до доставки без ручных операций
• Контроль производства - закрытие всех этапов одним кликом
• Швейцарская точность склада - автоматические маршруты и аналитика в реальном времени
• Финансовая система - единый учет для нескольких компаний
• Управленческая аналитика - автоматические отчеты для принятия решений
• Высокий уровень принятия системы - после начального периода работы команда BOX Catering начала самостоятельно расширять функционал и внедрять новые модули без привлечения интеграторов, что свидетельствует о высокой мотивированности и удовлетворенности пользователей

Отзывы участников проекта

Ирина Кушнир, CEO BOX Catering
"Каким бы прекрасным ни был продукт - только благодаря ему бизнес не станет успешным. Вы должны быть операционно эффективны. Благодаря ERP и CRM мы можем держать руку на пульсе: оперативно реагировать на изменения, видеть, где возникают "узкие места", и своевременно улучшать процессы. С ToDo складывается ощущение, что компания в надежных руках: они не просто внедряют систему, а мыслят как партнеры, которые понимают контекст бизнеса. Именно Odoo мы выбрали из-за его гибкости, модульности и больших горизонтов для масштабирования. Для нас это принципиально - мы не хотим быть заложниками устаревших решений, которые сдерживают развитие."

Людмила Опанасенко, руководитель проекта со стороны заказчика

"Главный бенефит, который мы получили как управленцы, - это очень быстрый доступ к информации и возможность строить аналитику в разных разрезах: по категориям, клиентам, типам заказов и т.д. Это позволило перейти от интуитивных решений к управлению на основе данных. Команда также вздохнула с облегчением - больше не нужно работать в десятках таблиц или вручную сводить отчеты. Всем нравится работать в этой системе: она удобная, современная и дает ощущение контроля над процессами. И главное - мы понимаем, что сможем адаптировать ее под себя даже через год-два - когда компания вырастет."

Алексей Бардаков, CEO ToDo

"Успех внедрения напрямую зависит от того, насколько заказчик и исполнитель готовы работать как единая команда. В случае с BOX Catering мы с самого начала были на одной волне: прозрачная коммуникация, общее видение целей и доверие позволили быстро двигаться и принимать решения без лишних задержек. Когда клиент вовлечен и открыт к изменениям, результат не заставляет себя ждать."

Технические аспекты

• Продолжительность внедрения: 12 месяцев (с января 2024 года система в работе)
• Команда со стороны ToDo: группа экспертов по автоматизации
• Формат сопровождения: постоянная поддержка и развитие системы
• Статусные встречи: каждый понедельник для контроля прогресса

Почему клиент выбрал ToDo

Ключевые факторы выбора:

• Глубокая экспертиза - команда понимала специфику учетных систем без дополнительных объяснений
• Опыт автоматизации более 20 лет - проверенная экспертиза в отрасли
• Гибкий подход - готовность адаптироваться к изменениям в процессе внедрения
• Полная поддержка - сопровождение на всех этапах проекта
• Принцип "мы разберемся" - готовность брать на себя ответственность за решение вызовов

Выводы

Проект автоматизации BOX Catering доказал, что правильно выбранная ERP-система может кардинально трансформировать бизнес. Благодаря внедрению Odoo компания не только решила текущие проблемы, но и получила мощный инструмент для масштабирования и развития.

Ключевые факторы успеха:

• Четкий план и поэтапное внедрение
• Активное участие заказчика в процессе
• Опытная команда интеграторов
• Готовность инвестировать в качественное решение
• Назначение отдельного руководителя проекта (не владельца компании)

Этот кейс демонстрирует, что современные технологии - это не расходы, а стратегические инвестиции в будущее компании, которые быстро окупаются за счет повышения эффективности и возможностей для роста.