Ми вже розглянули перші дві стадії впровадження ERP-проєкту за Waterfall model – підготовку и розробку рішення, а також тестування і початок роботи з даними. Сьогодні настав час фінального етапу – дослідно-промислової експлуатації, після якого система офіційно запускається у роботу підприємства.
Навчання користувачів та підготовка до запуску
На цьому етапі проводиться поглиблене навчання користувачів. Учасники проєкту, які вже пройшли базову підготовку на попередніх стадіях, об’єднуються в робочі групи для практичного опрацювання функціоналу системи. Паралельно формується структура нормативно-довідкової інформації (НДІ) та проводиться її заповнення.
Зазвичай користувачам надаються інструкції, а у деяких випадках впроваджуються внутрішні іспити – як інструмент підвищення мотивації та відповідальності. Результати таких іспитів фіксуються у відповідних протоколах.
Приклад з практики: Під час впровадження ERP у великій виробничій компанії команда обрала підхід із сертифікацією користувачів. Після проходження навчання працівники, які успішно склали іспит, отримали іменні сертифікати, що підтверджували їхню готовність до роботи в системі.
Тестова експлуатація: перевірка в дії
Після навчання команда переходить до тестової експлуатації – частина щотижневої операційної діяльності виконується вже у новій системі. На цьому етапі ERP ще не є єдиним джерелом обліку, але вже дозволяє перевірити працездатність основних бізнес-процесів.
Важливою складовою цього етапу є формування протоколу приймальних робіт – документа, який фіксує, чи готова система до повноцінного запуску.
Запуск системи за Waterfall model: ключовий момент
Фінальний запуск системи відбувається за чітким сценарієм. У визначений момент – зазвичай у вихідний день – стара система зупиняється, після чого:
- виконується повне перенесення НДІ у «чистову» базу,
- актуалізуються залишки та довідники,
- закривається доступ до попередньої системи,
- користувачі отримують доступ до «живої» ERP-системи.
Коментар: «Запуск – найвідповідальніший етап. Від того, як підготовлені користувачі, і наскільки ретельно виконані попередні роботи, залежить стабільність функціонування нової системи», – зазначає керівник проєктного офісу.
Дослідна експлуатація: перехід на щоденну роботу
З моменту запуску всі бізнес-процеси переводяться в нову систему. Це етап дослідної експлуатації, протягом якого на підприємстві обов’язково мають бути присутні аналітики та програмісти, здатні оперативно реагувати на запити користувачів і технічні виклики.
На цьому етапі можливі помилки, пов’язані з адаптацією користувачів до нового функціоналу. Після завершення першого робочого періоду система проходить фінальне тестування: закриття місяця, розрахунок собівартості, звірка з попередніми даними.
Практика: Деякі компанії приймають рішення певний час вести облік паралельно в обох системах. Такий підхід дозволяє порівняти результати та переконатись у коректності розрахунків нової ERP. Якщо розбіжності в межах допустимого – система вважається впровадженою. Якщо ж ні – проект повертається на стадію доопрацювання.
Підсумкові документи та перехід до супроводу
Результатом цієї стадії є два ключових документи:
- Протокол введення системи в промислову експлуатацію,
- Договір на супровід ERP-рішення.
Після цього компанія переходить до регулярного використання системи у своїй діяльності, а команда інтегратора забезпечує технічний супровід, підтримку користувачів і подальший розвиток рішення.
Наступні кроки
Ми завершили огляд усіх трьох стадій впровадження ERP за Waterfal modell. У наступних матеріалах ми поділимося практичними кейсами українських компаній, розповімо про виклики, з якими стикаються бізнеси, та які трансформації відбуваються після запуску.
А якщо ви плануєте автоматизацію процесів у своїй компанії – замовляйте консультацію. Допоможемо підібрати оптимальне рішення та побудувати ефективний маршрут впровадження.
