Mamy nadzieję, że dla nikogo nie jest tajemnicą, że jednym z podstawowych elementów każdej firmy są jej procesy biznesowe. Są to wewnętrzne mechanizmy operacyjne przedsiębiorstwa, które standaryzują sposób jego funkcjonowania (na przykład proces biznesowy zatwierdzania wniosków marketingowych o zwrot wydatków), sposób produkcji towarów, świadczenia usług i komunikacji z klientami i partnerami.
W tym artykule przyjrzymy się temu, czym są procesy biznesowe, jakie są przykłady ich zastosowania i zrozumiemy znaczenie tworzenia własnych procesów biznesowych. Przedstawimy Ci również narzędzie, które pomoże zoptymalizować te procesy i zwiększyć produktywność Twojej firmy.
Czym są procesy biznesowe?
Proces biznesowy (ang. Business Process, BP) to zdefiniowana i zatwierdzona sekwencja działań i operacji wykonywanych w organizacji w celu osiągnięcia określonego celu. Wyobraź sobie, że to lista kontrolna najlepszych praktyk i metod prowadzenia działalności gospodarczej. Za każdy etap odpowiada konkretna osoba, a ostatecznym celem jest dostarczenie klientowi usługi lub produktu.
Aby osiągnąć maksymalną efektywność, zadanie powinno zostać przydzielone osobie, która ma największe umiejętności w danej dziedzinie. Zapytaliśmy więc naszych ekspertów: dyrektora i założyciela ToDo – Oleksiya Bardakova, kierownika ds. wdrażania Odoo – Timura Nizhnikovskyiego oraz dyrektora ds. sprzedaży – Kostyantyna Semenetsa, czym dla nich jest proces biznesowy? Otrzymano następujące odpowiedzi:
"Proces biznesowy to lista zasobów, osób odpowiedzialnych i operacji, które prowadzą do pożądanego rezultatu. A te same kroki mogą być powtarzane wielokrotnie i wykonywane przez wiele osób w sposób zoptymalizowany i ujednolicony. Eliminując czynnik ludzki z procesu biznesowego, optymalizujemy go." – Dyrektor i założyciel ToDo, Aleksiej Bardakow.
„W istocie koncepcja ta ma jasną definicję, ale jeśli weźmiemy pod uwagę koncepcję wdrażania systemów ERP, to proces biznesowy jest bardzo ważną częścią, niezbędną do zrozumienia, jak system powinien działać w przedsiębiorstwie.
Im lepszy jest proces biznesowy, tym sprawniej działa firma, tym wydajniej będzie przebiegała produkcja wyrobów gotowych (jeśli mówimy o BP w ramach produkcji).
„Potrzebujemy tej świadomości, aby móc badać procesy biznesowe klienta, optymalizować je i automatyzować procesy, które tego wymagają” – powiedział Kierownik Działu Wdrażania Odoo, Nizhnikovsky Timur.
„Dla mnie proces biznesowy to zbiór jasno zdefiniowanych kroków, które pracownik musi wykonać, aby osiągnąć cel stworzenia produktu, który będzie miał wartość dla klienta, zarówno zewnętrznego, jak i wewnętrznego” – powiedział dyrektor ds. sprzedaży Kostyantyn Semenets.
Przykłady procesów biznesowych
Wyobraźmy sobie na przykład proces produkcji: od początkowego zamówienia surowców po wysyłkę gotowych produktów – wszystko jest procesem biznesowym. Wyobraźmy sobie także proces obsługi klienta: od przyjęcia prośby o konsultację po dostarczenie niezbędnych usług lub wytworzenie produktu – wszystko to jest również procesem biznesowym.
Znaczenie tworzenia własnych procesów biznesowych
Dlaczego tak ważne jest kształtowanie własnych procesów biznesowych? Odpowiedź jest prosta – zwiększają produktywność i konkurencyjność Twojej firmy. Pomagają oszczędzać czas, pieniądze i inne zasoby, a także zmniejszają ryzyko błędów i nieporozumień. Procesy biznesowe są kluczowe dla zapewnienia stabilnego funkcjonowania Twojej firmy i rozwoju Twojego biznesu.
O znaczeniu procesów biznesowych mówi także znana amerykańska firma marketingowa TechTarget, której kapitalizacja rynkowa wynosi 735,02 mln dolarów – tutaj link do ich artykułu. Chcemy również zaznaczyć, że przy budowaniu własnego procesu biznesowego bardzo wygodnie jest posługiwać się cyklem Deminga (cyklem PDCA); możesz o tym przeczytać tutaj. tego naszego artykułu.
Główne elementy procesu biznesowego
Podstawowymi elementami każdego procesu biznesowego są: wejście, operacje, wynik i kontrola. Dane wejściowe to początkowe informacje, na podstawie których rozpoczyna się proces. Operacje to sekwencja czynności wykonywanych w celu przekształcenia danych wejściowych w użyteczny wynik. Wyniki to rezultaty procesu, które służą do dalszych działań. Zarządzanie obejmuje kontrolę i koordynację całego procesu.
Odoo jako narzędzie do optymalizacji procesów biznesowych
Czym dla nas jest optymalizacja procesów biznesowych? Widzimy to następująco: „Usuwanie czynnika ludzkiego z procesu biznesowego. Jeśli w proces zaangażowani są ludzie, mogą o czymś zapomnieć, zrobić coś źle lub popełnić błąd.
Kiedy budujesz swój proces wokół zautomatyzowanego systemu, ten czynnik przestaje Cię martwić. Drugim jest usunięcie zbędnych kroków z procesu biznesowego, aby skrócić drogę do osiągnięcia wyznaczonego celu” – Oleksiy Bardakov.
Możesz zoptymalizować swoje procesy biznesowe, korzystając z automatyzacji w Odoo. Jest to system zaprojektowany po to, aby zwiększyć efektywność działania Twojej firmy. Więcej o Odoo możesz przeczytać w naszym artykuły.
Dzięki Odoo możesz kontrolować i optymalizować większość aspektów swojego biznesu: od finansów po zarządzanie relacjami z klientami. Będziesz mieć możliwość monitorowania aktualnego stanu procesów, otrzymywania raportów i analiz, które pomogą Ci podejmować świadome decyzje i dbać o rozwój Twojego biznesu. A co najważniejsze, wszystko znajduje się w jednym interfejsie.
Więcej o funkcjonalności na stronie moduły systemowe.
Wynik
Procesy biznesowe stanowią istotny element każdej firmy, niezależnie od jej wielkości i branży. Pomagają zapewnić efektywność i sukces Twojej firmy. Korzystając z narzędzia do automatyzacji, takiego jak Odoo, możesz zoptymalizować te procesy i jeszcze bardziej zwiększyć wydajność swojego biznesu.
Masz pytania dotyczące automatyzacji? Chcesz wiedzieć, od czego zacząć optymalizację? Skontaktuj się z nami, aby uzyskać bezpłatną konsultację. Mamy 20 lat doświadczenia w automatyzacji procesów biznesowych. Nasz zespół profesjonalistów chętnie pomoże, ponieważ naszym celem jest uproszczenie nawet skomplikowanych rzeczy. Nasze motto: „Zbyt łatwe – zrób proste!”
