Czy wdrożenie systemu ERP w trzy miesiące jest realne? To pytanie jest często zadawane podczas prezentacji systemów zarządzania przedsiębiorstwem i zazwyczaj wywołuje sceptyczny uśmiech. W końcu typowy okres wdrożenia ERP zaczyna się od sześciu miesięcy lub dłużej. Jednak wspólny zespół ToDo i Esper Bionics udowodnił, że szybkość nie zawsze jest wrogiem jakości. W rzeczywistości uruchomiliśmy system w 2 miesiące i 22 dni - i zrobiliśmy to bez utraty stabilności i funkcjonalności.
Kim jest Esper Bionics
Esper Bionics to ukraiński startup, który tworzy bioniczne protezy i działa na rynku ukraińskim i amerykańskim. Firma szybko się rozwija, zwiększając produkcję i aktywnie opracowując nowe produkty.
Oprócz działalności komercyjnej, Esper Bionics prowadzi program społeczny Esper dla Ukrainy, który dzięki wsparciu darczyńców zapewnia bezpłatne protezy ukraińskim żołnierzom.
Z zespołem liczącym około 100 osób, firma nadal myśli jak start-up, kierując się zasadami:
Powolne startupy nie przetrwają
Dlaczego firma potrzebowała systemu ERP
Przed wdrożeniem Odoo ERP Każdy dział w Esper Bionics miał własne arkusze kalkulacyjne Excel, co utrudniało koordynację między zespołami. Kiedy firma zaczęła przygotowywać się do skalowania, stało się jasne:
- Konieczne jest przeniesienie produkcji seryjnej do jednego systemu;
- synchronizacja działów;
- stworzyć scentralizowaną bazę danych;
- Przygotowanie do wejścia na nowe rynki.
Zespół zdecydował się rozpocząć od podstawowych modułów:
- Produkcja
- Magazyn (Magazynowanie)
- Łańcuch dostaw
- powiązane moduły do obsługi produkcji masowej
Strategia polega na ustanowieniu najpierw podstawowych procesów, a następnie stopniowym rozszerzaniu funkcjonalności.
Sekret sukcesu nr 1: przygotowanie klienta
Esper Bionics wykonał wiele prac przygotowawczych przed rozpoczęciem aktywnego wdrożenia:
- Budowanie zespołu
Wyznaczono jednego interesariusza z pełnymi uprawnieniami decyzyjnymi - Maksyma Biletskyi, kierownika ds. łańcucha dostaw i magazynowania. W proces zaangażowani byli liderzy działów. - Opis procesów biznesowych
Zespół szczegółowo udokumentował wszystkie procesy, od planowania produkcji po sprzedaż produktów. - Nakładanie procesów na cykl życia produktu
Jest to najtrudniejszy, ale najbardziej wartościowy etap. Pomógł zidentyfikować wąskie gardła przed rozpoczęciem wdrożenia. - Przekazywanie informacji do integratora
Esper Bionics dostarczył integratorowi szczegółowe schematy magazynu, specyfikacje produktów, drukowane formularze, opisy procesów biznesowych i dokumentację.
Sekret sukcesu #2: jasny plan
Oś czasu wdrożenia Odoo ERP w Esper Bionics:
- 11 stycznia 2024 r. - pierwsza demonstracja systemu
- 11 czerwca 2024 r. - uruchomienie projektu
- Koniec lipca - uzgodniono model MVP
2 września 2024 r. - uruchomienie produkcyjne systemu - 20 września 2024 r. - udostępnienie funkcjonalności 100%
Łącznie integrator przepracował 500-600 godzin.
Od startu do pełnego uruchomienia minęły 2 miesiące i 22 dni.
Sekret sukcesu nr 3: modelowanie operacyjne
Pracowaliśmy w sposób cykliczny:
- Zbieranie wymagań
- Dyskusja z zespołem Esper Bionics
- Modelowanie procesów
- Natychmiastowa demonstracja
- Analiza i decyzja - dostosowanie procesu lub modyfikacja kodu
Priorytetem jest minimalne dostosowanie, maksymalne dostosowanie do podstawowej funkcjonalności Odoo.
Takie podejście wymagało większego zaangażowania na początku, ale pomogło uniknąć ryzyka i zapewnić płynne uruchomienie.
Czynnik ludzki: strach przed zmianą i sposób jego przezwyciężenia
Każde wdrożenie systemu ERP to nie tylko proces techniczny, ale także psychologiczny.
Esper Bionics również miał obawy:
- Strach przed zmianami i nowymi interfejsami;
- ryzyko przeciążenia zespołu;
- możliwość opóźnienia procesu.
Ale kiedy system został uruchomiony, reakcja była odwrotna do tego, czego się spodziewaliśmy:
"Wszystko poszło jak z płatka" - wspomina Maksym Biletskyi - "Dzięki tak szybkiemu wdrożeniu uniknęliśmy zamieszek przeciwko nowemu systemowi ERP".
Po starcie to jeszcze nie koniec
Po oficjalnym starcie zespół spędził kolejne 18 dni "nabierając rozpędu":
- przeprowadził dodatkowe szkolenie;
- uruchomiła nowe procesy;
- przetestował wprowadzenie nowych produktów;
- poprawiał system.
Odpowiedź na główne pytanie brzmi: tak, ale pod pewnymi warunkami
Szybkie wdrożenie systemu ERP jest możliwe po spełnieniu czterech kluczowych warunków:
- Przygotowany klient
- opisano procesy biznesowe,
- Identyfikowani są właściciele procesów,
- jedyną osobą kontaktową z uprawnieniami decyzyjnymi. - Gotowość do adaptacji
- Zrozumienie, że nie wszystko można zrobić "w sposób naśladowczy",
- gotowość do dostosowania się do standardów systemu. - Doświadczony zespół integratorów
- znajomość podstawowych funkcji,
- szybka reakcja,
- zdolność do znajdowania optymalnych rozwiązań bez zbędnych modyfikacji. - Skoncentruj się na MVP
- Zaimplementowano tylko krytyczne funkcje,
- ekspansja - po uruchomieniu.
Formuła sukcesu
6 miesięcy przygotowań + 3 miesiące wdrożenia + podejście MVP + doświadczony integrator = działający system ERP w trzy miesiące.
Przypadek Esper Bionics dowodzi, że szybkie wdrożenie systemu ERP jest możliwe. Jest to wynik starannego przygotowania, dobrze skoordynowanej pracy zespołowej i zaufania między klientem a integratorem.
W świecie, w którym szybkość często decyduje o przetrwaniu, Esper Bionics pokazał, jak ukraińskie firmy mogą łączyć innowacyjność, elastyczność i dyscyplinę - nawet w najtrudniejszych warunkach.
Artykuł został przygotowany na podstawie Przemówienie Olesia Adamenki (Project Manager w ToDo) i Maksym Biletskyi (Supply Chain & Warehousing Lead w Esper Bionics).
