Metodyki zarządzania projektami wyznaczają jedynie ogólny kierunek, a każda firma wypełnia je własną treścią. Dziś rozpoczynamy serię publikacji na temat wdrażania systemów ERP przy użyciu klasycznej metodologii Waterfall. W tym artykule przyjrzymy się pierwszemu etapowi - klaryfikacji i modelowaniu procesów biznesowych, który stanowi fundament całego projektu.
Trzy etapy projektu automatyzacji
ToDo dzieli projekty wdrożeniowe ERP na trzy główne etapy:
- Udoskonalanie i modelowanie procesów
- Rozwój oprogramowania
- Operacja próbna
Każdy etap obejmuje wyraźne kamienie milowe, a wyniki są rejestrowane w odpowiedniej dokumentacji projektu. Pomaga to uniknąć nieporozumień, rejestrować umowy i zapewniać przejrzystość dla wszystkich uczestników.
Co dzieje się na pierwszym etapie
1. Synchronizacja terminologii i infrastruktury IT
Na początku projektu zespoły klienta i wykonawcy wypracowują wspólne rozumienie procesów biznesowych. Na przykład, jedna firma nazywa dokument "zamówieniem do dostawcy", podczas gdy druga nazywa go "zamówieniem zakupu". Uzgadniamy terminy, tworzymy słowniczek pojęć i dokumentujemy architekturę infrastruktury IT.
Wynik: wspólne słownictwo, schemat dostępu, opis środowiska IT.
2. Budowanie zespołu i demonstracja systemu
Zostaje utworzony komitet projektowy. Przeprowadzane jest wstępne szkolenie i demonstracja standardowej funkcjonalności systemu ERP. Pomaga to lepiej sformułować wymagania i ocenić, w jaki sposób typowe scenariusze spełniają oczekiwania biznesowe.
Wynik: Zatwierdzenie karty projektu, kalendarza badań i przygotowanie do zbierania wymagań.
3. Gromadzenie danych i protokoły badań
Klient opisuje swoje obecne procesy: jak działa firma, gdzie pojawiają się trudności i jakie zadania powinien rozwiązać system. Na tym etapie analitycy zapisują wszystkie otrzymane informacje w protokołach z badań, które są szczegółowymi notatkami bez sztywnej struktury, które są później formalizowane w dokumenty techniczne.
Ważne: Dopiero po weryfikacji protokołów możliwe jest przejście do modelowania.
4. Modelowanie procesów biznesowych w ERP
Zebrane wymagania są nakładane na możliwości systemu ERP. Procesy są symulowane: tworzone są dokumenty, sprawdzane są wzajemne połączenia, a system jest oceniany, aby sprawdzić, czy spełnia potrzeby klienta po wyjęciu z pudełka.
Wynik: raport z badania, który identyfikuje luki funkcjonalne i potencjalne ulepszenia.
5. Prezentacja i omówienie luk
Klientowi przedstawiane są modelowane procesy. Wspólnie z analitykiem omawiają, jakie zmiany są potrzebne, co jest uwzględnione w projekcie, a co nie. Jest to kluczowy punkt: budżet i ramy czasowe wdrożenia są zmieniane w razie potrzeby.
Wynik: protokół demonstracyjny, lista funkcji do wdrożenia.
6. Opracowanie koncepcji projektu
Koncepcja to uogólniony schemat przyszłego systemu: które bazy danych będą zaangażowane, które procesy zostaną zautomatyzowane i w jakiej kolejności etapy zostaną wdrożone. Nie zawiera szczegółowego opisu funkcjonalności, ale służy jako mapa drogowa.
Wynik: zatwierdzono koncepcję projektu i plan przejścia do kolejnego etapu - rozwoju.
Statystyki: dlaczego ten etap jest ważny?
- Tylko 291 projektów ERPTP3T na świecie zakończyło się sukcesem - w ramach budżetu, na czas i z oczekiwanym rezultatem. Jednym z głównych czynników niepowodzenia jest słaba analiza procesów biznesowych na początku (źródło: McKinsey Digital, 2022)
- 85% firm w Ukrainie rozpoczyna automatyzację bez jasnego opisu procesów - i napotykają nieoczekiwane problemy na etapie wdrażania (źródło: Stowarzyszenie IT Ukraina, 2023 r.)
W przypadku Ukrainy praktyka ta ma również kluczowe znaczenie: tylko 30% firm przeprowadza pełne modelowanie przedprojektowe przed uruchomieniem ERP (ToDo Research, 2024). Jednocześnie to właśnie ten etap pozwala uniknąć kosztownych błędów i znacznie zmniejszyć ryzyko projektowe.
Wynik
Etap udoskonalania i modelowania procesów biznesowych:
- pełne badanie procesów firmy;
- tworząc wspólną wizję wyniku;
- ocena wykonalności wdrożenia;
- tworząc podstawę do dokładnego planowania kolejnych etapów.
To właśnie to przygotowanie pozwala uniknąć "niespodzianek" podczas rozwoju i wdrożyć projekt ERP, który spełnia potrzeby biznesowe.
Ciąg dalszy nastąpi: W następnym artykule omówimy etap tworzenia oprogramowania - co dokładnie dzieje się na tym etapie, jak powstaje backlog i jak kontrolowane są zmiany.
Gotowy na zmianę? Do zrobienia - po Twojej stronie na każdym etapie cyfrowej transformacji.
