Rozważyliśmy już dwa pierwsze etapy wdrażania projektu ERP zgodnie z modelem Waterfall. przygotowanie I rozwój rozwiązańSystem został przetestowany i rozpoczął pracę z danymi. Dziś nadszedł czas na ostatni etap - działanie pilotażowe, po którym system zostanie oficjalnie uruchomiony w przedsiębiorstwie.
Szkolenie użytkowników i przygotowanie do uruchomienia
Na tym etapie zapewniane jest dogłębne szkolenie użytkowników. Uczestnicy projektu, którzy przeszli już podstawowe szkolenie na poprzednich etapach, są organizowani w grupy robocze, aby pracować nad funkcjonalnością systemu w praktyce. Jednocześnie tworzona i uzupełniana jest struktura informacji regulacyjnych i referencyjnych (RRI).
Użytkownicy zazwyczaj otrzymują instrukcje, a w niektórych przypadkach wprowadzane są egzaminy wewnętrzne jako narzędzie zwiększające motywację i odpowiedzialność. Wyniki takich egzaminów są zapisywane w odpowiednich protokołach.
Przykład z praktyki: Wdrażając system ERP w dużej firmie produkcyjnej, zespół wybrał metodę certyfikacji użytkowników. Po ukończeniu szkolenia pracownicy, którzy pomyślnie zdali egzamin, otrzymali spersonalizowane certyfikaty potwierdzające ich gotowość do pracy w systemie.
Operacja testowa: sprawdzanie w działaniu
Po szkoleniu zespół przechodzi do testowania działania - część cotygodniowych działań operacyjnych jest wykonywana w nowym systemie. Na tym etapie ERP nie jest jeszcze jedynym źródłem księgowości, ale pozwala już zespołowi przetestować wydajność kluczowych procesów biznesowych.
Ważnym elementem tego etapu jest tworzenie protokół odbioru robót - dokument określający, czy system jest gotowy do pełnego uruchomienia.
Uruchamianie systemu zgodnie z modelem Waterfall: kluczowy punkt
Ostateczne uruchomienie systemu przebiega według jasnego scenariusza. W pewnym momencie - zwykle w weekend - stary system jest wyłączany, a następnie wyłączany jest nowy system:
- całkowite przeniesienie NII do "czystej" bazy danych,
- salda i podręczniki są aktualizowane,
- dostęp do poprzedniego systemu jest zamknięty,
- użytkownicy uzyskują dostęp do działającego systemu ERP.
Komentarz: "Uruchomienie jest najważniejszym etapem. Stabilność nowego systemu zależy od tego, jak dobrze przeszkoleni zostaną użytkownicy i jak dokładnie przeprowadzone zostaną prace przygotowawcze" - mówi szef biura projektowego.
Działanie próbne: przejście do działania codziennego
Od momentu uruchomienia wszystkie procesy biznesowe są przenoszone do nowego systemu. Jest to etap próbnego działania, podczas którego firma musi mieć analityków i programistów, którzy są w stanie szybko reagować na żądania użytkowników i wyzwania techniczne.
Na tym etapie możliwe są błędy związane z adaptacją użytkowników do nowej funkcjonalności. Po zakończeniu pierwszego okresu pracy system przechodzi końcowe testy: zamknięcie miesiąca, kalkulacja kosztów i uzgodnienie z poprzednimi danymi.
Praktyka: Niektóre firmy decydują się na równoległe prowadzenie ewidencji w obu systemach przez pewien czas. Takie podejście pozwala na porównanie wyników i upewnienie się, że obliczenia nowego ERP są poprawne. Jeśli różnice mieszczą się w akceptowalnych granicach, system uznaje się za wdrożony. Jeśli nie, projekt wraca do etapu rewizji.
Dokumenty końcowe i przejście na wsparcie
Etap ten zaowocował dwoma kluczowymi dokumentami:
- Protokół wprowadzenia systemu do użytku komercyjnego,
- Umowa na wsparcie rozwiązania ERP.
Następnie firma zaczyna regularnie korzystać z systemu, a zespół integratora zapewnia wsparcie techniczne, wsparcie użytkownika i dalszy rozwój rozwiązania.
Następne kroki
Zakończyliśmy przegląd wszystkich trzech etapów wdrożenia ERP w oparciu o model Waterfal. W poniższych materiałach podzielimy się praktycznymi przypadkami ukraińskich firm, porozmawiamy o wyzwaniach stojących przed firmami i o tym, jakie transformacje zachodzą po uruchomieniu.
A jeśli planujesz automatyzację procesów w swojej firmie, umów się na konsultacje. Pomożemy Ci wybrać najlepsze rozwiązanie i zbudować skuteczną ścieżkę wdrożenia.
