BOX Catering jest pionierem na ukraińskim rynku gotowych do spożycia posiłków w pudełkach. Od 2017 roku firma specjalizuje się w cateringu dla klientów korporacyjnych, eventów i zamówień prywatnych. Dania przygotowywane są we własnym zakładzie produkcyjnym w Kijowie, co sprawia, że BOX Catering to jedyna usługa dostawy gotowego jedzenia na imprezy z własnym zapleczem, personelem kucharzy, kurierami i bazą transportową. Firma posiada ponad 85 opcji dań, które tworzą ponad 100 różnych pudełek: przystawki, desery, dania gorące i zestawy tematyczne. Wszystko przygotowywane jest tuż przed dostawą z wyselekcjonowanych składników.
Główne wskaźniki
2 biura (Kijów, Odessa)
Około 70 pracowników w Kijowie
Format: dostawa pudełek i catering
Pełny cykl produkcyjny z własną kuchnią
Zespół ToDo pracował nad automatyzacją biura w Kijowie, wdrażając kompleksowe rozwiązanie ERP oparte na Odoo.
Wyzwania biznesowe
1. 1. przestarzały system księgowy
Firma korzystała z systemu B52, który utracił wsparcie i konserwację.
2. Rozbieżne dane
Księgowość zarządcza była prowadzona w arkuszach kalkulacyjnych Google, co uniemożliwiało podejmowanie szybkich decyzji i stwarzało ryzyko utraty danych.
3. Wyjście z toksycznego ekosystemu
Konieczność odmowy korzystania z Bitrix24 jako produktu kraju agresora w stanie wojennym.
4. 4 Złożoność procesów produkcyjnych
Produkcja klienta obejmuje do 10 kolejnych etapów przetwarzania - od surowych ziemniaków do gotowego pudełka sałatki - i wszystko jest przygotowywane "pod nóż" do dostawy, co wymagało precyzyjnej kontroli kosztów na każdym etapie.
Etapy wdrażania
Etap 1: Odkrywanie (2 miesiące)
Zbieranie wymagań - szczegółowa analiza bieżących procesów biznesowych
Modelowanie procesów - tworzenie mapy przyszłego systemu
Analiza luk funkcjonalnych - określenie, co jest w biznesie klienta, a czego nie ma w standardowym Odoo
Opracowanie zakresu projektu - zdefiniowanie ram funkcjonalnych, stworzenie planu wdrożenia
Etap 2: Konfiguracja, dostosowanie i testowanie systemu
Instalacja, konfiguracja modułów, opracowywanie niestandardowych rozwiązań i testowanie funkcjonalności.
Etap 3: Stopniowe uruchamianie
Testowe wypełnienie systemu rzeczywistymi danymi, szkolenie użytkowników i końcowe testy na rzeczywistych danych. Ważną cechą było stopniowe wdrażanie funkcjonalności - działy zaczęły pracować w systemie jeden po drugim, co pozwoliło firmie na stopniowe dostosowanie się do nowych procesów bez stresu.
Wdrożone rozwiązania
Zamawianie i dostawa: Pełny cykl od otrzymania zamówienia ze strony internetowej, poprzez automatyczne przekazanie do produkcji, aż po aplikację mobilną dla kierowców. System automatycznie zamyka wszystkie etapy produkcji jednym kliknięciem i oblicza koszt i marżę każdego zamówienia.
Księgowość magazynowa i produkcja: Zautomatyzowany system WMS z budową tras przemieszczania towarów, spersonalizowanymi zapasami uwzględniającymi specyfikę produkcji żywności i unikalną możliwością przeliczania ceny kosztu z mocą wsteczną dla dowolnego okresu.
Rachunkowość zarządcza:pojedyncze środowiskoz pełnym cyklem zarządzania finansami, integracją z PrivatBank i zautomatyzowanym systemem płac.
Analityka i raportowanie: Analiza ABC-XYZ, raporty marży, rachunek zysków i strat z integracją z Google oraz raporty zarządcze umożliwiające szybkie podejmowanie decyzji.
Asystent sprzedaży AI Marichka doradza klientom w zakresie menu, cen i warunków cateringu, odpowiadając w ciągu 10-30 sekund 24/7 i samodzielnie składa zamówienia - bez udziału menedżera. Bot jest szkolony na rzeczywistych danych firmy: asortymencie, cenach i warunkach obsługi, a dzięki integracji z systemem operacyjnym ma zawsze aktualne informacje. Pomogło to znacznie zmniejszyć obciążenie działu sprzedaży, skrócić czas przetwarzania przychodzących zapytań i uniknąć utraty potencjalnych klientów poza godzinami pracy.
Wdrożono również wiele innych rozwiązań: integracje z Viber, Facebook, Instagram, Telegram, box builder, niestandardowy interfejs webowy upraszczający pracę personelu oraz dziesiątki specjalistycznych raportów. Prace nad projektem trwają, ponieważ system stale ewoluuje, aby sprostać potrzebom biznesu.
Kluczowe cechy rozwiązania
Unikalny mechanizm produkcji
Aby zmniejszyć obciążenie użytkowników, zaimplementowano mechanizm, który automatycznie zamyka wszystkie poprzednie etapy podczas zamykania ostatecznego zlecenia produkcyjnego, oblicza pełny koszt i marżę.
Analityka w czasie rzeczywistym
Ulepszona analityka Odoo zapewnia teraz raport, który pokazuje koszt i cenę sprzedaży dla każdego zamówienia i każdego produktu.
Dostosowany interfejs sieciowy
Szczególną uwagę zwrócono na interfejs produkcji - został on upodobniony do starego systemu, aby ułatwić personelowi kuchni dostosowanie się do nowego systemu.
Wyniki wdrożenia
Wskaźniki ilościowe
50% wzrost liczby zamówień w ciągu 9 miesięcy 2024 r. w porównaniu z tym samym okresem w 2023 r.
Brak potrzeby zatrudniania dodatkowych pracowników - dzięki automatyzacji nie było potrzeby zatrudniania kolejnych operatorów, sprzedawców czy księgowych.
Szybki dostęp do analiz - możliwość otrzymywania raportów ABC, P&L, marży w różnych sekcjach za pomocą jednego kliknięcia.
70% potrzeb biznesowych jest zaspokajanych przez podstawową funkcjonalność Odoo, reszta - przez niestandardowe modyfikacje.
Zalety jakościowe
Pełny cykl automatyzacji - od połączenia do dostawy bez ręcznych operacji
Kontrola produkcji - zamknij wszystkie etapy jednym kliknięciem
Precyzja szwajcarskiego magazynu - automatyczne trasy i analiza w czasie rzeczywistym
System finansowy - ujednolicona księgowość dla kilku firm
Analityka zarządcza - automatyczne raporty do podejmowania decyzji
Wysoki poziom akceptacji systemu - po początkowym okresie prac zespół BOX Catering zaczął samodzielnie rozszerzać funkcjonalność i wdrażać nowe moduły bez angażowania integratorów, co świadczy o wysokiej motywacji i zadowoleniu użytkowników.
Informacje zwrotne od uczestników projektu
Irina Kushnir, dyrektor generalny BOX Catering "Bez względu na to, jak świetny jest produkt, nie wystarczy, aby firma odniosła sukces. Trzeba być wydajnym operacyjnie. Dzięki ERP i CRM możemy trzymać rękę na pulsie: możemy szybko reagować na zmiany, widzieć, gdzie pojawiają się wąskie gardła i usprawniać procesy w odpowiednim czasie. Z ToDo masz poczucie, że firma jest w dobrych rękach: nie tylko wdrażają system, ale myślą jak partnerzy, którzy rozumieją kontekst biznesowy. Wybraliśmy Odoo ze względu na jego elastyczność, modułowość i dużą skalowalność. To dla nas podstawa - nie chcemy być zakładnikami przestarzałych rozwiązań, które hamują nasz rozwój".
Liudmyla Opanasenko, kierownik projektu po stronie klienta
"Główną korzyścią, jaką otrzymaliśmy jako menedżerowie, jest bardzo szybki dostęp do informacji i możliwość tworzenia analiz w różnych sekcjach: według kategorii, klienta, typu zamówienia itp. Pozwoliło nam to przejść od intuicyjnych decyzji do zarządzania opartego na danych. Zespół również odetchnął z ulgą - nie muszą już pracować w dziesiątkach arkuszy kalkulacyjnych ani ręcznie kompilować raportów. Wszystkim podoba się praca w tym systemie: jest wygodny, nowoczesny i daje poczucie kontroli nad procesami. A co najważniejsze, rozumiemy, że będziemy w stanie dostosować go do siebie nawet za rok czy dwa, gdy firma się rozrośnie".
Alexey Bardakov, dyrektor generalny ToDo
"Sukces wdrożenia zależy bezpośrednio od tego, na ile klient i wykonawca są gotowi do pracy zespołowej. W przypadku BOX Catering od samego początku byliśmy po tej samej stronie: przejrzysta komunikacja, wspólna wizja celów i zaufanie pozwoliły nam działać szybko i podejmować decyzje bez zbędnych opóźnień. Kiedy klient jest zaangażowany i otwarty na zmiany, na rezultaty nie trzeba długo czekać".
Aspekty techniczne
Czas trwania wdrożenia: 12 miesięcy (system będzie działał od stycznia 2024 r.)
Zespół po stronie ToDo: grupa ekspertów ds. automatyzacji
Format wsparcia: bieżące wsparcie i rozwój systemu
Spotkania dotyczące statusu: w każdy poniedziałek w celu monitorowania postępów
Dlaczego klient wybrał ToDo
Kluczowe czynniki wyboru:
Głęboka wiedza - zespół zrozumiał specyfikę systemów księgowych bez dodatkowych wyjaśnień.
Ponad 20 lat doświadczenia w automatyzacji - sprawdzona wiedza branżowa
Elastyczne podejście - gotowość do dostosowania się do zmian w procesie wdrażania
Pełne wsparcie - wsparcie na wszystkich etapach projektu
Zasada "damy radę" - gotowość do wzięcia odpowiedzialności za rozwiązywanie wyzwań.
Wnioski.
Projekt automatyzacji BOX Catering udowodnił, że odpowiedni system ERP może radykalnie zmienić biznes. Dzięki wdrożeniu Odoo firma nie tylko rozwiązała swoje bieżące problemy, ale także otrzymała potężne narzędzie do skalowania i rozwoju.
Kluczowe czynniki sukcesu:
Jasny plan i stopniowe wdrażanie
Aktywny udział klienta w procesie
Doświadczony zespół integratorów
Gotowość do zainwestowania w rozwiązanie wysokiej jakości
Wyznaczenie oddzielnego kierownika projektu (nie właściciela firmy)
To studium przypadku pokazuje, że nowoczesna technologia nie jest kosztem, ale strategiczną inwestycją w przyszłość firmy, która szybko się zwraca dzięki zwiększonej wydajności i możliwościom rozwoju.
