Projektmanagement-Methoden geben nur die allgemeine Richtung vor, und jedes Unternehmen füllt sie mit seinem eigenen Inhalt. Heute beginnen wir mit einer Reihe von Veröffentlichungen zur ERP-Einführung nach der klassischen Wasserfall-Methodik. In diesem Artikel befassen wir uns mit der ersten Phase, der Klärung und Modellierung der Geschäftsprozesse, die die Grundlage für das gesamte Projekt bildet.
Drei Phasen eines Automatisierungsprojekts
ToDo unterteilt ERP-Einführungsprojekte in drei Hauptphasen:
- Prozessverfeinerung und Modellierung
- Software-Entwicklung
- Versuchsbetrieb
Für jede Phase werden klare Meilensteine festgelegt und die Ergebnisse in den entsprechenden Projektunterlagen festgehalten. Dies hilft, Missverständnisse zu vermeiden, Vereinbarungen festzuhalten und Transparenz für alle Beteiligten zu gewährleisten.
Was geschieht in der ersten Phase?
1. Synchronisierung von Terminologie und IT-Infrastruktur
Zu Beginn eines Projekts entwickeln die Teams von Auftraggeber und Auftragnehmer ein gemeinsames Verständnis von Geschäftsprozessen. So nennt das eine Unternehmen ein Dokument "Bestellung bei einem Lieferanten", das andere "Bestellung". Wir einigen uns auf Begriffe, erstellen ein Glossar und dokumentieren die Architektur der IT-Infrastruktur.
Ergebnis: gemeinsames Vokabular, Zugangsschema, Beschreibung der IT-Umgebung.
2. Teambildung und Systemdemonstration
Ein Projektausschuss wird gebildet. Es werden erste Schulungen und Demonstrationen der Standardfunktionen des ERP-Systems durchgeführt. Dies hilft dabei, die Anforderungen besser zu formulieren und zu beurteilen, wie typische Szenarien die Erwartungen des Unternehmens erfüllen.
Ergebnis: Genehmigung der Projektcharta, des Erhebungskalenders und der Vorbereitung auf die Erhebung der Anforderungen.
3. Datenerhebung und Erhebungsprotokolle
Der Kunde beschreibt seine aktuellen Prozesse: wie das Unternehmen arbeitet, wo Schwierigkeiten auftreten und welche Aufgaben das System lösen soll. In dieser Phase halten die Analysten alle Informationen, die sie erhalten, in Erhebungsprotokollen fest. Dabei handelt es sich um detaillierte Notizen ohne starre Struktur, die später zu technischen Dokumenten formalisiert werden.
Das ist wichtig: Erst nach Überprüfung der Protokolle kann mit der Modellierung begonnen werden.
4. Modellierung von Geschäftsprozessen in ERP
Die gesammelten Anforderungen werden mit den Fähigkeiten des ERP-Systems überlagert. Die Prozesse werden simuliert: Dokumente werden erstellt, Verbindungen werden überprüft und das System wird bewertet, um festzustellen, ob es die Anforderungen des Kunden sofort erfüllt.
Ergebnis: einen Untersuchungsbericht, in dem Funktionslücken und Verbesserungsmöglichkeiten aufgezeigt werden.
5. Präsentation und Diskussion der Lücken
Dem Kunden werden die modellierten Prozesse präsentiert. Gemeinsam mit dem Analysten wird erörtert, welche Änderungen erforderlich sind, was in das Projekt aufgenommen wird und was nicht. Dies ist ein wichtiger Punkt: Das Budget und der Zeitrahmen für die Umsetzung werden bei Bedarf geändert.
Ergebnis: ein Demonstrationsprotokoll, eine Liste der zu implementierenden Funktionen.
6. Entwicklung des Projektkonzepts
Ein Konzept ist ein verallgemeinertes Diagramm des zukünftigen Systems: welche Datenbanken werden beteiligt sein, welche Prozesse werden automatisiert und in welcher Reihenfolge werden die Schritte implementiert. Es enthält keine detaillierte Beschreibung der Funktionalität, sondern dient als Fahrplan.
Ergebnis: Das Projektkonzept und der Plan für den Übergang zur nächsten Phase - der Entwicklung - wurden genehmigt.
Statistik: Warum ist diese Phase wichtig?
- Nur 29%-ERP-Projekte weltweit wurden erfolgreich abgeschlossen - innerhalb des Budgets, pünktlich und mit dem erwarteten Ergebnis. Einer der Hauptfaktoren für das Scheitern ist eine unzureichende Analyse der Geschäftsprozesse zu Beginn (Quelle: McKinsey Digital, 2022)
- 85% Unternehmen in der Ukraine beginnen mit der Automatisierung ohne eine klare Beschreibung der Prozesse - und stehen in der Umsetzungsphase vor unerwarteten Problemen (Quelle: Verband IT Ukraine, 2023)
Für die Ukraine ist diese Praxis ebenfalls von entscheidender Bedeutung: Nur 30% Unternehmen führen vor der Einführung eines ERP-Systems eine vollständige Vorprojektmodellierung durch (ToDo Research, 2024). Gleichzeitig ist es diese Phase, die es ermöglicht, kostspielige Fehler zu vermeiden und Projektrisiken erheblich zu reduzieren.
Unterm Strich.
Die Phase der Verfeinerung und Modellierung von Geschäftsprozessen ist:
- eine umfassende Studie über die Prozesse des Unternehmens;
- eine gemeinsame Vision für das Ergebnis zu entwickeln;
- Bewertung der Durchführbarkeit der Maßnahme;
- Schaffung einer Grundlage für die genaue Planung der nächsten Schritte.
Diese Vorbereitung ermöglicht es Ihnen, "Überraschungen" während der Entwicklung zu vermeiden und ein ERP-Projekt zu implementieren, das Ihren Geschäftsanforderungen entspricht.
Fortsetzung folgt: Im nächsten Artikel werden wir über die Softwareentwicklungsphase sprechen - was genau in dieser Phase geschieht, wie das Backlog erstellt wird und wie Änderungen kontrolliert werden.
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