BOX Catering ist ein Pionier auf dem ukrainischen Markt für verzehrfertige Mahlzeiten in Boxen. Seit 2017 hat sich das Unternehmen auf das Catering für Firmenkunden, Veranstaltungen und private Bestellungen spezialisiert. Die Gerichte werden in unserer eigenen Produktionsstätte in Kiew zubereitet, was die BOX Verpflegung ist der einzige Lieferservice für verzehrfertige Speisen für Veranstaltungen, der über eigene Einrichtungen, Köche, Kuriere und eine Transportbasis verfügt. Das Unternehmen bietet mehr als 85 Gerichte an, die in über 100 verschiedenen Boxen zusammengestellt werden können: Vorspeisen, Desserts, warme Gerichte und Themensets. Alles wird kurz vor der Lieferung mit ausgewählten Zutaten zubereitet.
Wichtigste Indikatoren
2 Büros (Kiew, Odesa)
Rund 70 Mitarbeiter in Kiew
Format: Kistenlieferung und Catering
Vollständiger Produktionszyklus mit eigener Küche
Das ToDo-Team arbeitete an der Automatisierung des Kiewer Büros und implementierte eine umfassende ERP-Lösung auf Basis von Odoo.
Geschäftliche Herausforderungen
1. 1. veraltetes Buchführungssystem
Das Unternehmen verwendete ein B52-System, das nicht mehr unterstützt und gewartet wurde.
2. Unterschiedliche Daten
Die Buchhaltung wurde in Google-Tabellen geführt, was eine schnelle Entscheidungsfindung unmöglich machte und das Risiko eines Datenverlustes mit sich brachte.
3. Ausstieg aus dem toxischen Ökosystem
Die Notwendigkeit, sich zu weigern, Bitrix24 als ein Produkt des Aggressorlandes unter Kriegsrecht zu verwenden.
4. 4. die Komplexität der Produktionsprozesse
Die Produktion des Kunden umfasst bis zu 10 aufeinanderfolgende Verarbeitungsschritte - von rohen Kartoffeln bis zu einer fertigen Salatkiste - und alles wird "unter dem Messer" für die Auslieferung hergestellt, was eine genaue Kostenkontrolle in jeder Phase erforderte.
Etappen der Umsetzung
Phase 1: Entdeckung (2 Monate)
Anforderungserhebung - detaillierte Analyse der aktuellen Geschäftsprozesse
Prozessmodellierung - Erstellung einer Karte des zukünftigen Systems
Analyse der funktionalen Lücken - Feststellung, was im Unternehmen des Kunden vorhanden ist und was nicht im Standard-Odoo enthalten ist
Entwicklung eines Projekt-Scopings - Definition des funktionalen Rahmens, Erstellung eines Umsetzungsplans
Phase 2: Einrichten, Anpassen und Testen des Systems
Installation, Konfiguration von Modulen, Entwicklung von kundenspezifischen Lösungen und Testen der Funktionalität.
Stufe 3: Schrittweise Einführung
Testbefüllung des Systems mit echten Daten, Benutzerschulung und abschließende Tests mit echten Daten. Ein wichtiges Merkmal war die schrittweise Einführung der Funktionen - die Abteilungen begannen nach und nach mit der Arbeit im System, so dass sich das Unternehmen schrittweise und ohne Stress an die neuen Prozesse anpassen konnte.
Umgesetzte Lösungen
Bestellung und Lieferung: Ein kompletter Zyklus vom Eingang eines Auftrags auf der Website über die automatische Übergabe an die Produktion bis hin zu einer mobilen Anwendung für Fahrer. Das System schließt alle Produktionsschritte automatisch mit einem Klick ab und berechnet die Kosten und die Marge jedes Auftrags.
Lagerbuchhaltung und Produktion: Automatisiertes WMS mit der Erstellung von Routen für die Warenbewegung, maßgeschneidertem Inventar unter Berücksichtigung der Besonderheiten der Lebensmittelproduktion und der einzigartigen Möglichkeit, den Selbstkostenpreis rückwirkend für jeden Zeitraum neu zu berechnen.
Buchhaltung:einzelne Umgebungmit einem vollständigen Finanzverwaltungszyklus, einer Integration mit der PrivatBank und einem automatisierten Gehaltsabrechnungssystem.
Analyse und Berichterstattung: ABC-XYZ-Analyse, Margenberichte, Gewinn- und Verlustrechnung mit Google-Integration und Managementberichte für eine schnelle Entscheidungsfindung.
KI-Verkaufsassistentin Marichka berät die Kunden über Menüs, Preise und Catering-Bedingungen, reagiert innerhalb von 10-30 Sekunden rund um die Uhr und gibt selbstständig Bestellungen auf - ohne die Beteiligung eines Managers. Der Bot ist auf die realen Daten des Unternehmens trainiert: Sortiment, Preise und Servicebedingungen, und dank der Integration mit dem Betriebssystem verfügt er immer über aktuelle Informationen. Dies hat dazu beigetragen, die Arbeitsbelastung der Verkaufsabteilung erheblich zu reduzieren, die Zeit für die Bearbeitung eingehender Anfragen zu verkürzen und den Verlust von Leads in den Randzeiten zu vermeiden.
Darüber hinaus wurden viele weitere Lösungen implementiert: Integrationen mit Viber, Facebook, Instagram, Telegram, ein Box-Builder, eine benutzerdefinierte Weboberfläche, um die Arbeit der Mitarbeiter zu vereinfachen, und Dutzende von Spezialberichten. Die Arbeit an dem Projekt ist noch nicht abgeschlossen, da das System ständig weiterentwickelt wird, um den Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden.
Hauptmerkmale der Lösung
Einzigartiger Produktionsmechanismus
Um die Arbeitsbelastung der Benutzer zu verringern, wurde ein Mechanismus implementiert, der beim Abschluss des endgültigen Produktionsauftrags automatisch alle vorherigen Phasen abschließt und die vollen Kosten und die Gewinnspanne berechnet.
Echtzeit-Analytik
Die verbesserte Odoo-Analytik bietet jetzt einen Bericht, der die Kosten und den Verkaufspreis für jede Bestellung und jedes Produkt anzeigt.
Maßgeschneiderte Webschnittstelle
Besonderes Augenmerk wurde auf die Schnittstelle für die Produktion gelegt - sie wurde dem alten System nachempfunden, um dem Küchenpersonal die Umstellung auf das neue System zu erleichtern.
Ergebnisse der Umsetzung
Quantitative Indikatoren
50% Anstieg der Zahl der Aufträge in den ersten 9 Monaten des Jahres 2024 im Vergleich zum gleichen Zeitraum des Jahres 2023
Kein Bedarf an zusätzlichem Personal - dank der Automatisierung war es nicht nötig, mehr Bediener, Verkäufer oder Buchhalter einzustellen
Schneller Zugriff auf Analysen - die Möglichkeit, ABC-, GuV- und Margenberichte in verschiedenen Abschnitten mit einem Klick zu erhalten
70% der Geschäftsanforderungen werden durch die Odoo-Basisfunktionalität abgedeckt, der Rest durch kundenspezifische Anpassungen
Qualitative Vorteile
Automatisierung des gesamten Zyklus - vom Anruf bis zur Lieferung ohne manuelle Eingriffe
Produktionskontrolle - alle Stufen mit einem Klick schließen
Schweizer Lagerpräzision - automatische Routen und Echtzeit-Analysen
Finanzsystem - einheitliche Buchführung für mehrere Unternehmen
Management-Analysen - automatische Berichte zur Entscheidungsfindung
Hohe Systemakzeptanz - nach der anfänglichen Arbeitsphase begann das BOX-Catering-Team, die Funktionalität eigenständig zu erweitern und neue Module ohne Einbeziehung von Integratoren zu implementieren, was auf eine hohe Motivation und Zufriedenheit der Nutzer schließen lässt
Feedback von Projektteilnehmern
Irina Kushnir, Geschäftsführerin von BOX Catering "Ein noch so gutes Produkt reicht nicht aus, um ein Unternehmen erfolgreich zu machen. Man muss auch operativ effizient sein. Dank ERP und CRM haben wir den Finger am Puls der Zeit: Wir können schnell auf Veränderungen reagieren, sehen, wo Engpässe entstehen, und Prozesse zeitnah verbessern. Bei ToDo hat man das Gefühl, dass das Unternehmen in guten Händen ist: Sie implementieren nicht nur das System, sondern denken wie Partner, die den geschäftlichen Kontext verstehen. Wir haben uns für Odoo wegen seiner Flexibilität, Modularität und großen Skalierbarkeit entschieden. Das ist für uns von grundlegender Bedeutung - wir wollen nicht die Geisel veralteter Lösungen sein, die unsere Entwicklung behindern."
Liudmyla Opanasenko, Projektleiterin auf Seiten des Auftraggebers
"Der Hauptvorteil, den wir als Manager erhalten haben, ist der sehr schnelle Zugang zu Informationen und die Möglichkeit, Analysen in verschiedenen Bereichen zu erstellen: nach Kategorie, Kunde, Auftragsart usw. Dadurch konnten wir von intuitiven Entscheidungen zu datengesteuertem Management übergehen. Auch das Team hat aufgeatmet - es muss nicht mehr mit Dutzenden von Tabellen arbeiten oder manuell Berichte erstellen. Alle arbeiten gerne in diesem System: Es ist bequem, modern und gibt ein Gefühl der Kontrolle über die Prozesse. Und das Wichtigste ist, dass wir wissen, dass wir es auch in ein oder zwei Jahren, wenn das Unternehmen wächst, an uns anpassen können.
Alexey Bardakov, CEO von ToDo
"Der Erfolg der Umsetzung hängt direkt davon ab, inwieweit der Kunde und der Auftragnehmer bereit sind, als Team zu arbeiten. Im Fall von BOX Catering waren wir von Anfang an auf derselben Seite: Transparente Kommunikation, eine gemeinsame Zielvorstellung und Vertrauen ermöglichten es uns, schnell zu handeln und Entscheidungen ohne unnötige Verzögerungen zu treffen. Wenn der Kunde involviert und offen für Veränderungen ist, lässt das Ergebnis nicht lange auf sich warten."
Technische Aspekte
Dauer der Umsetzung: 12 Monate (das System wird ab Januar 2024 in Betrieb sein)
Team auf der ToDo-Seite: eine Gruppe von Automatisierungsexperten
Support-Format: laufende Unterstützung und Weiterentwicklung des Systems
Statussitzungen: jeden Montag zur Überwachung der Fortschritte
Warum der Kunde ToDo gewählt hat
Wichtige Auswahlfaktoren:
Umfassendes Fachwissen - das Team verstand die Besonderheiten der Rechnungslegungssysteme ohne zusätzliche Erklärungen
Über 20 Jahre Erfahrung in der Automatisierungstechnik - bewährtes Branchenwissen
Flexibler Ansatz - Bereitschaft zur Anpassung an Veränderungen im Umsetzungsprozess
Volle Unterstützung - Unterstützung in allen Phasen des Projekts
Das Prinzip "Wir schaffen das schon" - Bereitschaft, Verantwortung für die Lösung von Herausforderungen zu übernehmen
Schlussfolgerungen.
Das Automatisierungsprojekt von BOX Catering hat bewiesen, dass das richtige ERP-System ein Unternehmen grundlegend verändern kann. Dank der Implementierung von Odoo hat das Unternehmen nicht nur seine aktuellen Probleme gelöst, sondern auch ein leistungsstarkes Werkzeug für die Skalierung und Entwicklung erhalten.
Die wichtigsten Erfolgsfaktoren:
Ein klarer Plan und eine schrittweise Umsetzung
Aktive Beteiligung des Kunden am Prozess
Erfahrenes Team von Integratoren
Bereitschaft zur Investition in eine Qualitätslösung
Ernennung eines separaten Projektleiters (nicht der Eigentümer des Unternehmens)
Diese Fallstudie zeigt, dass moderne Technologie keine Kosten verursacht, sondern eine strategische Investition in die Zukunft des Unternehmens ist, die sich durch erhöhte Effizienz und Wachstumschancen schnell auszahlt.
