Чи реально впровадити ERP за три місяці? Це питання часто звучить на презентаціях систем управління бізнесом й зазвичай викликає скептичну усмішку. Адже типовий термін впровадження ERP стартує від шести місяців і більше. Проте спільна команда ToDo та Esper Bionics довела, що швидкість не завжди ворог якості. Ми дійсно запустили систему за 2 місяці й 22 дні — і зробили це без втрат у стабільності чи функціоналі.
Хто такі Esper Bionics
Esper Bionics — український стартап, який створює біонічні протези рук і працює на ринках України та США. Компанія швидко масштабується, розширює виробництво та активно розвиває нові продукти.
Окрім комерційної діяльності, Esper Bionics реалізує соціальну програму Esper for Ukraine, у межах якої безкоштовно встановлює протези українським військовим — завдяки донорській підтримці.
Повільні стартапи не виживають
Чому компанії знадобилась ERP
До впровадження Odoo ERP кожен відділ Esper Bionics мав власні Excel-таблиці, що ускладнювало координацію між командами. Коли компанія почала готуватися до масштабування, стало зрозуміло:
- потрібно перенести серійне виробництво в єдину систему;
- синхронізувати відділи;
- створити централізовану базу даних;
- підготуватися до виходу на нові ринки.
Команда вирішила стартувати з основних модулів:
- Виробництво
- Склад (Warehousing)
- Supply Chain
- супутні модулі для підтримки серійного виробництва
Стратегія — спочатку налагодити базові процеси, а потім поступово розширювати функціонал.
Секрет успіху №1: підготовка клієнта
Перед початком активного впровадження Esper Bionics провела велику підготовчу роботу:
- Формування команди
Було призначено єдиного стейкхолдера з повною владою у прийнятті рішень — Максима Білецького, лідера напрямів Supply Chain і Warehousing. До процесу долучили лідерів департаментів. - Опис бізнес-процесів
Команда детально задокументувала всі процеси — від планування виробництва до реалізації продукту. - Накладання процесів на життєвий цикл продукту
Це найскладніший, але найцінніший етап. Він допоміг виявити вузькі місця ще до старту впровадження. - Передача інформації інтегратору
Esper Bionics надала інтегратору детальні схеми складу, специфікації продуктів, друковані форми, опис бізнес-процесів і документацію.
Секрет успіху №2: чіткий план
Хронологія впровадження Odoo ERP у Esper Bionics:
- 11 січня 2024 — перша демонстрація системи
- 11 червня 2024 — старт проєкту
- Кінець липня — погоджено MVP-модель
2 вересня 2024 — запуск системи у продакшн - 20 вересня 2024 — вихід на 100% функціоналу
Загалом — 500–600 годин роботи інтегратора.
Із дня старту до повноцінного запуску минуло 2 місяці й 22 дні.
Секрет успіху №3: оперативне моделювання
Ми працювали за циклічним підходом:
- Збір вимог
- Обговорення з командою Esper Bionics
- Моделювання процесу
- Миттєва демонстрація
- Аналіз і рішення — адаптувати процес чи доробити код
Пріоритет — мінімум кастомізації, максимум адаптації під базовий функціонал Odoo.
Цей підхід вимагав більшої залученості на початку, але дозволив уникнути ризиків і забезпечити плавний запуск.
Людський фактор: страх змін і як його подолали
Будь-яке ERP-впровадження — це не лише технічний, а й психологічний процес.
У Esper Bionics теж були побоювання:
- страх змін і нових інтерфейсів;
- ризик перевантаження команди;
- можливість затягування процесу.
Але коли система запрацювала, реакція була протилежною очікуванням:
«Усе пішло як по маслу», — згадує Максим Білецький. — «Такою швидкою імплементацією ми уникли бунтів проти нової ERP-системи».
Після запуску — ще не кінець
Після офіційного старту команда ще 18 днів “набирала оберти”:
- проводила додаткові навчання;
- запускала нові процеси;
- тестувала впровадження нових продуктів;
- удосконалювала систему.
Відповідь на головне питання: так, але з умовами
Швидке впровадження ERP можливе, якщо виконуються чотири ключові умови:
- Підготовлений клієнт
– описані бізнес-процеси,
– визначені власники процесів,
– єдина контактна особа з правом прийняття рішень. - Готовність адаптуватися
– розуміння, що не все можна зробити “під копірку”,
– готовність підлаштуватися під стандарти системи. - Досвідчена команда інтегратора
– знання базового функціоналу,
– швидке реагування,
– вміння знаходити оптимальні рішення без надлишкових доробок. - Фокус на MVP
– впроваджується лише критично важливий функціонал,
– розширення — уже після запуску.
Формула успіху
6 місяців підготовки + 3 місяці впровадження + MVP-підхід + досвідчений інтегратор = працююча ERP-система за три місяці.
Кейс Esper Bionics доводить: швидке ERP-впровадження можливе. Це результат ретельної підготовки, злагодженої командної роботи та довіри між клієнтом і інтегратором.
У світі, де швидкість часто визначає виживання, Esper Bionics показала, як українські компанії можуть поєднувати інноваційність, гнучкість і дисципліну — навіть у найскладніших умовах.
Стаття підготовлена на основі виступу Олеся Адаменка (проєктний менеджер ToDo) та Максима Білецького (Supply Chain & Warehousing Lead Esper Bionics).
