Методи впровадження ERP: які етапи очікують компанію на шляху та яким буде результат

У цій статті ми розглянемо основні стратегії, технологію впровадження ERP-систем та переваги, які бізнеси отримують від цього.

Заведено виокремлювати три ключові стратегії впровадження ERP-систем

1. Покрокова інтеграція – згідно з цим сценарієм автоматизація ERP відбувається за допомогою поетапного впровадження на основних модулях, а потім поступово розширюється на всі відділи бізнесу. Однак, слід враховувати, що цей метод займає час, тому видимий ефект від впровадження системи може проявитись не одразу.
2. Комплексне впровадження ERP – в такому випадку впровадження системи відбувається одразу і в повному обсязі, в усіх напрямках бізнесу. Даний варіант ми рекомендуємо використовувати компаніям з нескладною організаційною структурою та виробництвом.

В одному з наших матеріалів ми описали, яким компаніям підійде ERP-система, тому радимо ознайомитись з цією статтею. Даний стратегічний підхід вимагає ретельного тестування всіх бізнес-процесів перед впровадженням ERP, адже необхідно проаналізувати й визначити, які з них мають бути автоматизовані обов’язково, а які – бажано.

Після виконання попереднього кроку та моделювання процесів на функціоналі системи може виявитись, що деякі бізнес-процеси варто модифікувати, а від деяких взагалі краще відмовитись.

3. Комбінований метод – ERP-систему впроваджують в усіх напрямках одразу, проте це відбувається етапами. Такий підхід дозволяє максимально прискорити процес введення системи в експлуатацію, забезпечити мінімальні втрати якості роботи.

Етапи впровадження ERP

Тривалість і складність впровадження ERP-системи обумовлена необхідністю всебічного попереднього аналізу діяльності компанії. Цей процес містить в собі наступні етапи:

1. Опис компанії – визначення основних характеристик, таких як кількість співробітників, обсяг виробництва і т.д. Це дозволяє отримати краще розуміння роботи компанії та оновити погляд на щоденні операції.
2. Аналіз автоматизації – визначення рівня автоматизації наявних процесів та визначення тих, які потребують додаткової автоматизації.
3. Виокремлення унікальних бізнес-процесів – встановлення та аналіз унікальних бізнес-процесів, які виділяють компанію серед конкурентів.
4. Моделювання бізнес-процесів – створення моделей бізнес-процесів з використанням обраних варіантів програмних продуктів або ERP-систем.
5. Виявлення функціональних розривів – визначення розходжень між стандартним функціоналом системи та описаними бізнес-процесами компанії.
6. Врахування обмежень і ризиків – визначення можливих обмежень, ризиків, проблем і встановлення рамок для впровадження системи.

Саме тому в деяких компаніях включно з ToDo існує можливість скористатися послугою передпроєктного обстеження. Ця послуга не лише допомагає визначити чи є доцільним впровадження автоматизації на базі ERP для конкретної організації, але й дає змогу коригувати певні бізнес-процеси на основі отриманого аналізу та звіту по цьому обстеженню.

Після проведення експрес-обстеження, клієнт отримує детальний звіт, що містить в собі:

1. Мету проведення обстеження.
2. Мету проєкту автоматизації.
3. Основні бізнес-вимоги співробітників підприємства.
4. Виявлені під час виконання обстеження найбільш значущі проблеми, які можуть перешкоджати досягненню цілей проєкту.
5. Виявлені в процесі опитування найбільш значущі бізнес-ризики.

Якщо пропустити етап підготовки, то існує ризик витрати значної кількості часу та ресурсів у випадку тривалого або невдалого впровадження системи.

Якщо в компанії вже налагоджені процеси, вона готова до впровадження системи, то переходимо до складання плану проєкту. На цьому етапі ми рекомендуємо створити докладний перелік вимог до ERP-системи, чітко визначити області автоматизації, встановити рамки проєкту та ідентифікувати підрозділи для автоматизації.

Впровадження ERP-системи – індивідуальний та відповідальний процес. Тому в технологію впровадження можуть входити багато етапів, але є найбільш розповсюджені:

1. Підготовка до впровадження – оцінка всіх аспектів та визначення потреби в автоматизації за допомогою ERP. Встановлення цілей, очікувань, бюджету й термінів проєкту.
2. Аналіз і складання плану – на цьому етапі проводиться аналіз компанії, вивчається робота підрозділів і бізнес-процеси. Це – передпроєктне обстеження. Потім визначаються завдання, ставляться цілі, після чого формується технічний план проєкту з подальшим моделюванням та оптимізацією.
3. Проєктування, моделювання та розробка – розробка адаптованого рішення відповідно до вимог. Проєктування ключових модулів системи та доопрацювання функціонала підприємства.
4. Установка й тестування – вивірка даних і тестування системи спільно з експертами замовника. Доопрацювання рішень у разі виявлення недоліків.
5. Первинне налаштування нормативно-довідкової інформації (НДІ) – створення єдиного інформаційного простору для ефективного управління підприємством.
6. Навчання співробітників – проведення ознайомчих курсів і створення інструкцій для коректного використання ERP-системи.
7. Введення в експлуатацію – налаштування параметрів обліку та конфігурацій для оптимальної роботи системи. Виявлення та усунення проблем, що виникають під час роботи з ERP.
8. Супровід – визначення осіб чи компаній, які будуть підтримувати систему після впровадження. Організація системи підтримки та розв’язання можливих проблем.

Що отримує бізнес від впровадження ERP?

Система планування ресурсів підприємства (ERP) слугує засобом інтеграції та автоматизації всіх бізнес-процесів для спрощення та полегшення їхнього ведення. Це призводить до численних переваг, серед яких варто відзначити:

1. Універсальність – ERP може охоплювати широкий спектр підприємств різних типів і масштабів, включно з промисловістю, банківською сферою, торгівлею, сферою послуг.
2. Гнучкість – ERP налаштовується для різних бізнес-процесів, має різні конфігурації та інтеграції. Odoo є модульною системою, тому можна підключати саме ті модулі, які потрібні вашому бізнесу. Вона має 48 модулів (детальний перелік дивіться тут) і близько 39 000 доопрацювань.
3. Єдина платформа – впровадження ERP створює єдине інформаційне середовище в компанії, що оптимізує співпрацю між підрозділами, керівництвом і персоналом. Odoo допоможе діджиталізувати всі бізнес-процеси підприємства за допомогою однієї системи та уникнути “зоопарку програм”.
4. Розподіл прав доступу – ERP дозволяє розподіляти права доступу між співробітниками з різних відділів, щоб захистити корпоративні дані від несанкціонованого доступу.
5. Якісне планування та облік – системи ERP розроблені для зберігання та обробки великого обсягу даних, що дозволяє збалансовано розподіляти виробничі ресурси та приймати управлінські рішення.

Недоліки ERP випливають з її переваг, адже складність та розлогість системи можна розглянути як з одної, так і з іншої сторони. Налаштування процесів, перенесення інформації та забезпечення безперебійної роботи потребують часу та ресурсів.

Тому важливо обрати не надто перевантажений софт і залучити досвідчених фахівців до впровадження. Досить зручним рішенням є Odoo, тому що розширювати функціональність системи можна поступово. Наші працівники зроблять все необхідне, щоб для вас цей процес пройшов легко й комфортно.

Отримати консультацію можна за номером телефону: +38 073 871 53 13. Ми залюбки розкажемо про всі переваги автоматизації за допомогою сучасного програмного рішення.