Методології управління проєктами задають лише загальний напрям, а кожна компанія наповнює їх своїм змістом. Сьогодні ми починаємо серію публікацій про впровадження ERP за класичною каскадною методологією – Waterfall. У цьому матеріалі розглянемо перший етап – уточнення бізнес-процесів та моделювання, який закладає основу для всієї подальшої реалізації проєкту.
Три стадії проєкту автоматизації
Компанія ToDo поділяє проєкти ERP-впровадження на три основні стадії:
- Уточнення процесів та моделювання
- Розробка програмного забезпечення
- Дослідна експлуатація
Кожна стадія включає чіткі етапи з фіксацією результатів у відповідній проєктній документації. Це дозволяє уникнути непорозумінь, зафіксувати домовленості й гарантувати прозорість для всіх учасників.
Що відбувається на першій стадії
1. Синхронізація термінології та ІТ-інфраструктура
На початку проєкту команди замовника й виконавця формують спільне розуміння бізнес-процесів. Наприклад, одна компанія називає документ «замовлення постачальнику», інша – «заявка на покупку». Ми узгоджуємо терміни, створюємо словник понять та документуємо архітектуру ІТ-інфраструктури.
Результат: спільний словник, схема доступів, опис ІТ-середовища.
2. Формування команди та демонстрація системи
Формується проєктний комітет. Проводиться початкове навчання й демонстрація стандартного функціоналу ERP-системи. Це допомагає краще сформулювати вимоги та оцінити, як типові сценарії відповідають очікуванням бізнесу.
Результат: затвердження статуту проєкту, календар опитувань, підготовка до збору вимог.
3. Збір інформації та протоколи опитувань
Замовник описує свої поточні процеси: як працює компанія, де виникають труднощі, які задачі має вирішити система. На цьому етапі аналітики фіксують усю отриману інформацію в протоколах опитувань – це детальні нотатки без жорсткої структури, які надалі формалізуються в технічні документи.
Важливо: тільки після верифікації протоколів можливий перехід до моделювання.
4. Моделювання бізнес-процесів в ERP
Зібрані вимоги накладаються на можливості ERP-системи. Відбувається імітація процесів: створення документів, перевірка взаємозв’язків, оцінка наскільки «з коробки» система покриває потреби замовника.
Результат: звіт про обстеження, в якому фіксуються функціональні розриви та потенційні доопрацювання.
5. Презентація та обговорення розривів
Замовнику презентують змодельовані процеси. Разом з аналітиком обговорюються, які зміни потрібні, що входить до проєкту, а що – ні. Це ключовий момент: за потреби змінюються бюджет і терміни впровадження.
Результат: протокол демонстрації, перелік функціоналу, що буде реалізований.
6. Розробка концепції проєкту
Концепція – це узагальнена схема майбутньої системи: які бази даних будуть задіяні, які процеси автоматизуються, у якій послідовності реалізовуються етапи. Вона не містить детального опису функціоналу, але слугує дорожньою картою.
Результат: затверджена концепція проєкту та план переходу до наступної стадії – розробки.
Статистика: чому важлива ця стадія?
- Лише 29% ERP-проєктів у світі завершуються успішно – в межах бюджету, термінів та з очікуваним результатом. Один з головних факторів провалу – слабкий аналіз бізнес-процесів на старті (джерело: McKinsey Digital, 2022)
- 85% компаній в Україні починають автоматизацію без чіткого опису процесів – і вже на етапі впровадження стикаються з неочікуваними проблемами (джерело: IT Ukraine Association, 2023)
Для України ця практика також критично важлива: лише 30% компаній проводять повноцінне передпроєктне моделювання перед запуском ERP (дані ToDo Research, 2024). Водночас саме цей етап дозволяє уникнути дорогих помилок та суттєво знизити ризики проєкту.
Підсумок
Стадія уточнення бізнес-процесів та моделювання – це:
- повноцінне вивчення процесів компанії;
- формування спільного бачення результату;
- оцінка реалістичності впровадження;
- створення основи для точного планування наступних етапів.
Саме ця підготовка дає змогу уникнути «сюрпризів» під час розробки й реалізувати ERP-проєкт, який відповідає потребам бізнесу.
Далі буде: У наступному матеріалі ми розповімо про стадію розробки програмного забезпечення – що саме відбувається на цьому етапі, як формується backlog та як ведеться контроль змін.
Готові до змін? ToDo – поруч на кожному етапі цифрової трансформації.
